会议管理制度周科荣老师

第一章 总则

根据公司《员工手册》相关管理规定以及全面精细化管理要求，为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营管理水平，特制订本制度。

第二章 适用范围

本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、公司销售例会、公司专项会议、部门例会等。

第三章 公司各类会议说明

3.1公司领导工作例会

3.1.1公司领导工作例会每月召开一次，于每月的第一个工作日上午召开。

3.1.2公司领导工作例会出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。

3.1.3公司领导工作例会的主要内容是：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。

3.1.4公司领导工作例会由办公室负责组织和记录，议定事项形成《公司领导工作例会会议纪要》，由办公室起草，经办公室主任审核后，由总经理或主持会议的其他公司领导签发。

3.2总经理办公会

3.2.1总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。

3.2.2总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：

ü 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；

ü 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；

ü 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；

ü 研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；

ü 研究公司重大改革方案和部署；

ü 审议通过公司重要规章制度；

ü 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；

ü 讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；

ü 总经理认为应研究审议的其他问题。

3.2.3总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。

3.2.4总经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》，由办公室根据会议记录起草，报总经理签发。

3.2.5总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。

3.2.6总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由办公室妥善保存，并于下一年度的一月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司办公室主任批准。

3.3公司专项会议

3.3.1公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。

3.3.2专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。

3.3.3会议由专项工作主办部门负责组织和记录，办公室配合。会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。

3.4公司销售例会

3.4.1公司销售例会每月召开一次，于每月的    日至次月   日之间召开，具体日期由销售总监决定。

3.4.2公司销售例会由销售总监主持，销售部经理、销售主管和区域销售专员、销售助理、电话销售专员参加，总经理根据需要出席。销售总监因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。办公室负责人列席会议。

3.4.3公司销售例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；销售部经理或销售主管总结公司当月销售工作情况；提出本月工作安排方案；区域销售专员、销售助理、电话销售专员汇报上月工作情况，提出本月工作方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排；总经理通报重要事项并提出工作要求。

3.4.4公司销售例会期间，销售总监与管区域销售专员个别谈话，进行指导，销售部经理、销售主管参加；同期，由销售部经理或销售主管主持，对销售人员进行培训、考试和考核。

3.4.5公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成《公司销售例会纪要》，由销售部起草，经销售部经理或销售主管审核后，报销售总监或其他会议主持人签发，副本送办公室备案。

3.5部门例会

3.5.1部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。

3.5.2部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。

3.5.3部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。

3.5.4部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。

3.6公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。

第四章 会议纪律与要求

4.1会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

4.2会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。

4.3讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。

4.4严格纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会；严格遵守相关管理规定与工作纪律，例如会议现场纪律、保密纪律等。

第五章 会议计划与统筹

5.1每月    日前，办公室应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报总经理审批后，会同公司领导工作例会、部门例会，编制《公司月度会议计划》，于月底前发放给公司领导和各部门负责人。

5.2凡办公室已列入《月度会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议和报批手续，并报请办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

5.3会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司领导工作例会、公司销售例会、部门会议。

5.4因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。

第六章 会议准备

6.1会议通知遵照以下规定：

6.1.1已列入《月度会议计划表》的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；

6.1.2属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：

（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；

（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；

（3）其它主办人认为应另行通知的情况。

6.1.3会议通知期一般应提前一天以上通知对象为与会人和会务服务提供部门；

6.1.4会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。

6.2会议的其它准备工作遵照以下规定：

6.2.1会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；

6.2.2公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。

6.2.3各部门召开会议需用公司会议室的，应向办公室书面提出，由办公室统筹安排。

第七章 会议组织

7.1会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则

7.2会议主持人须遵守以下规定：

（1）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

（2）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

（3）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（5）主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

7.3参会人员须遵守以下规定：

（1）应准时到会，并在《会议签到表》上签到；

（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题；

（3）遵循会议主持人对议程控制的要求；

（4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

（5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

（6）做好本人的会议纪录。

　7.4会议记录。

7.4.1公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：

（1）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要，必要时进行录音并整理录音内容；

（2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

（3）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

（4）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；

（5）负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；

（6）做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

7.5会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

7.5.1公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查；

7.5.2各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查；

7.5.3会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

第八章 会议跟进

8.1会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；

8.2会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

8.3办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；

8.4部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第九章 公司级会议的保密

9.1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

9.2会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。

9.3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

第十章 管理权责和处罚

10.1办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

10.2会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

10.3迟到、早退、缺席

（1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;

（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

10.4处罚

（1）无正当理由迟到、早退每次处        元的罚款；

（2）无正当理由缺席每次处以       元的罚款；

（3）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

第十一章 附则

11.1本制度由办公室负责解释。

11.2凡本制度未明确规定的奖惩，按《公司奖惩管理制度》有关规定执行。

11.3本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

             

附件1：会议通知模板

              先生（女士）：　　

谨定于        年      月      日午        时       分于          

召开                    会议，请准时参加为荷！

    随本通知送提案书1份，若有提案请填写后于开会前提交。　

附：会议流程（略）

此致　　    

具体事宜请与       先生（女士）联系

地址：

电话：

召集人：

提案书                            提案人提案内容：

 

附件2：会议考勤表

会议名称：                                    年   月   日 序号姓  名签  名签到时间备  注1    2    3    4    5    6    7    8    9    10    11    12    13    14    15    16    17    18    19    20    1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。

2、本考勤表会议结束后交办公室留存，并作为绩效考核和处罚的依据。

3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。

附件3：会议记录表

会议名称

会议时间年   月   日    时 至    时会议地点

主 持 人

记录人 出席人员 列席人员

缺席人员

主要议题 会议议程与发言内容

备注