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于海博:绩效监控:绩效获得的过程
2016-01-20 45289

绩效计划制定完成后,即进入绩效实施阶段。绩效计划实施的过程,就是组织和个人获得绩效的过程。为了保证获得较高的绩效,就必须对绩效计划执行的过程进行适度的控制----这一点非常重要。因为没有过程就没有结果。如不对过程进行控制,就无法进行干预和解决现实问题,那么绩效结果也是不受控制的,高绩效的获得因此具有一定的风险。为了降低绩效风险,就必须对实施绩效计划的过程进行必要的控制。

具体来讲,所谓绩效计划执行过程的控制,其实就是绩效计划的执行者和其主管双向沟通的过程,也是信息交流的过程。双方根据交流和沟通,分析问题,寻找对策,解决问题,从而保证绩效目标的达成。因此,沟通渠道是否畅通、信息能否及时反馈,决定了过程控制的质量。而过程控制的质量决定了绩效水平的高低。

将沟通双方分开分析,我觉得作为管理者,需要重点关注以下几个方面。

一、当好教练,做好记录,全程辅导。

由于管理者比下属拥有更多的调动资源的权力,以及更加丰富的工作经验(有时专业知识更宽更深),所以在很多方面需要对下属的工作进行指导,当好教练员,从职业理念、工作方法、操作技巧等各个方面对下属进行指导,主动协助下属完成工作目标。在这个过程中,指导不是一次性的,更多的应当是教会他们工作的方法,培养下属的正确的思维习惯。所谓“授人以渔”,而非“授人以鱼”。

在做教练员的同时,还要对关键事件做好记录,特别是关乎最终绩效结果的关键决策、执行过程、具体得失或偏差、以及纠正偏差的措施等等。对关键事件的记录不但能够在事后便于总结经验教训,作为工作改进的依据,而且还可作为绩效考核的依据,避免出现对考核结果的争议。

在绩效计划执行的全过程,管理者还需要主动关注员工的工作情绪,主动询问工作过程中的困难,以及是否需要帮助,等等。除了工作本身的指导以外,更要关心员工心理方面的状况,并给予日常的辅导,避免员工出现畏难情绪而引起心理上的波动,引导和激励员工朝着目标坚持不懈地前进。

二、建立畅通的反馈渠道,及时反馈信息。

要对绩效计划实施的过程进行有效的控制,首先必须掌握相关的信息。因此,需要建立畅通的反馈渠道,以便于获致重要的绩效信息。组织中通常具有正式的沟通渠道,如相关数据报表、例会、内部论坛等。管理者应当充分利用这些正式的渠道,鼓励员工及时、完整、真实、具体的反馈有关工作的信息,尽量做到实时反馈、实时掌握。当正式渠道比较狭窄或渠道数量较少而不足以获取足够的信息时,管理者要注意拓宽正式渠道或利用其他非正式渠道获取必要的信息,如根据工作计划的节点,要求下属提供数据报表、报告,或在日常工作过程中主动询问计划的进度和执行情况,及时了解相关信息等,做为干预、控制绩效计划执行过程的依据,协助员工正确地做事,更好地完成绩效计划。

同时,管理者还要注意,当环境或计划发生变化时,要主动地把相关信息及时反馈给下属,以便下属调整工作计划。

三、及时帮助下属克服困难、解决问题。

及时帮助下属克服困难,解决依靠员工个人能力无法解决的问题,是员工获得高绩效的关键,是管理者所带领的团队获得高绩效的关键,也是员工得以成长、获得锻炼的机会。因此,作为管理者,一定要密切关注绩效计划的进展情况,根据所获得的信息,利用相关资源和专业能力、经验,最大可能地帮助下属克服困难、解决问题,完成工作任务。

这是上、下级相互配合的过程,也是使员工获得信心、提高工作积极性、提高团队凝聚力和团队协作精神的重要手段。

四、融入日常管理,是其中的一部分。

要想获得较高的绩效,做为管理者,首先得从理念上深刻地认识到:绩效管理是现代企业日常管理的一部分,而且是非常重要的部分,而不是额外的管理工作。可以毫不夸张地说,绩效管理的好坏,直接影响到部门实际的工作效果,进而直接影响到企业的战略目标,甚至影响到企业的生存及未来的发展。

作为管理者,必须真正意识到,员工的绩效即为管理绩效。直线经理是团队或部门人力资源管理的第一责任人,更是部门绩效的第一责任人。绩效控制是直线经理不可推卸的责任。直线经理是业绩改善和提高的推动者,而不仅仅是员工业绩和能力的评定者。认真执行绩效管理,不仅体现了直线经理对员工、自身和组织的负责精神,而且反映了管理者自己的工作态度。帮助下属成长是管理者的天然责任,具体反映在通过执行绩效管理,促进下属的不断成长。

五、掌握即时绩效,实施即时激励。

通过观察和信息反馈,及时了解和掌握员工已经取得的绩效,并对此进行即时激励。即时激励可以是对员工的即时肯定,可以是正式或非正式的表扬,也可以是各种物质的或精神的奖励。总之,是对员工取得的绩效成绩的褒奖,是对员工价值的肯定,促使员工获得成就感和自信,以更加饱满的工作热情投入到工作中去。

不要吝惜对员工的肯定和赞美,这不但能够获得融洽的、富有激情的工作氛围,更是员工获取高绩效的动力之源。在对工作的促进方面,甚至比最终获得绩效奖金更有效。

以上是管理者在绩效计划实施过程中需要关注的几个关键要点。那么,作为绩效计划的具体执行者,应当重点关注哪些方面呢?

首先,要及时反馈关键信息。作为绩效计划的实际执行者,必须及时向相关各方特别是直接上级反映有关工作过程的重要信息,以便上级帮助自己把握工作的方向,避免工作出现偏差甚至出现方向错误,以免做无用功或南辕北辙,影响计划的达成和工作目标的实现。如果工作过程没有得到及时干预,等结果出来再发现存在偏差,恐怕再也没有纠正的时间和机会了。因此必然会影响到个人绩效、团队绩效以及组织绩效,严重时甚至会造成无法挽回的重大损失。

其次,遇到问题或困难要及时反馈,寻求上级的帮助。由于受到权力、资源、个人能力和经验等因素的影响,工作中遇到问题或困难是在所难免的,也是正常的。这时,一定要及时向上级反映,并寻求支持和帮助。切勿因不愿意暴露个人能力缺陷或其他原因而隐瞒不正常的情况----这只会让工作变得越来越糟,最终个人和组织都会因此受到伤害,于个人的成长也百害而无一利。

第三,要加强学习,实现自我管理和自我成长。随着时代的发展和进步,外部环境的变化越来越快,知识、技术和观念的更新也越来越快。顾客对产品和服务的要求越来越高,对产品和服务的要求也越来越个性化。这些最终必然都将体现在员工素质和能力的要求上。我们要紧跟时代和环境的变化,更新我们的知识,提高我们的素质和能力,唯一途径就是加强学习。现在是一个知识开放的时代,知识的获取已经变得非常容易和方便。因此能否利用加强学习来适应不断变化的环境,主要是我们有没有学习的意愿,能否坚持不懈地不断充电。这就要求我们实现自我管理,为自己制定一个个阶段性目标,积极、主动地去实现这些目标,促进自我成长,以更高的素质和更强的能力获得美好的生活和丰满的生命。

工作即将占去我们人生当中三分之二的时间和内容,我们必须认真对待。如果我们的团队具有共同的目标和贡献的意愿,以及畅通的信息交流平台,就一定能够取得较高的绩效。在实现组织目标的同时,我们的人生目标也会因此实现。

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