职场励志书稿
跟上上司脚步
——高效工作密码
刘靖【著】
第四节：掌握超效能工作10个技巧
现在的社会是强调效率的时代，大家都知道效率在职场的重要作用，所以效率的话题是人人都不能回避的。但要成为职场的弄潮儿，还要掌握超效能工作的技巧。
我在一家港资企业从事管理咨询时，曾建议总经理对行政部经理给予降级使用，其原因就是那位行政经理在效率方面差强人意。每次安排她的事情，十有六七不能如期完成，而且一大堆的借口。有这样的职员当经理，行政部的工作可想而知。
因为面子过不去，那位行政经理在降职第二天就递交了辞职书。我们给行政部新招聘一位注重高效和实效的经理，行政部的工作局面很快就打开了。在高效经理的带领下，行政部的所有职员工作效率得到不同程度的提升，为企业高效运营起到了很好的促进作用。
这里介绍几个超效能工作的技法供读者参考。
1．建立正确的效率观。
思想观念对于个人成长是非常重要的，但思想观念是可以通过不断的学习逐步升华的。一旦树立起正确的效率观念，就能从内心世界给工作打上高效的烙印。
许多成功的人士，也常常得益于他们的效率观比别人棋高一筹。海尔集团总裁张瑞敏先生倡导的“日事日毕、日清日高”是正确的效率观；台塑大王王永庆奉行的“把复杂的事情简化”是效率观；日本丰田汽车公司的大野奈一创立的“精益生产”模式，同样是正确的效率观……
唯有树立起高效工作的意识，然后寻求快捷的工作方法，才能创造出理想、快捷的工作业绩。
2．让时间管理熔合在工作当中。
时间是我们工作中可资利用的特殊资源。要提高工作效率，科学的时间管理是必不可少的。事实证明，工作高效的人士都是善于利用时间并且注重时间管理的。
我们每个人都要面对琐碎而复杂的工作，如果不能对时间作科学合理的安排，要高效工作就是一句空话。
那么，怎样高效利用时间呢？
（1）将工作事项整理分类。我们常常看到这样的情况：有的人工作开展的得心应手，事务处理的井井有条，业绩非常可观。而另有一些人却显得力不从心，工作的效率和质量都大打折扣。细细观察就会发现，工作井井有条、业绩非常可观的人，是懂得对工作整理分类的人，他们会按照重要程度和时间要求将工作分出主、次和先、后，然后进行统筹安排。另一种人则缺少这方面的意识，工作处于无序状态，所以很难高效起来。例如办公室工作，就可以按照“事务型”和“思考型”，将其分为两个大类：
A．事务型工作：填写工作报表、收发E-mail、整理备忘录、处理信函等。这些常规性的工作因其性质相近，可以将其划为一个大类，集中整块的时间处理（甚至可以安排情绪不佳的时候或零碎的工作间隙来完成）。
B．思考型工作：这类工作需要动脑筋，要有灵感作依托才有效率，所以要安排在头脑清醒、精力充沛、没有干扰的时间段才有效率。
（2）认真分析工作重点、难点。我们的工作常常存在这样的情况：有的较为紧迫，必须马上完成；有的则可以适度放缓；有的要求精度很高，需要用心做细做好；有的不必花费太大精力；有的却非一人之力所能解决，需要借助他人或者团队的力量。经过认真的分析，找出其中的重点、难点，为制订工作计划提供可行的参考依据。
（3）制订相应的工作计划。导入有效的计划，能让工作有条不紊的展开，减少盲目性和工作遗漏状况。
制订工作计划要注意2点：
A．有效性。任何的计划都要具备时效性，所以要对完成任务的时间作好考量，先梳理工作内容，将要做的工作按照轻重缓急进行划分，合理安排具体时间。有些较特殊的工作，还要考虑多投入时间和精力。
B．可行性。工作计划不是做给别人看的，是高效工作必不可少的科学管理手段，所以要求能切切实实的执行，不能有应付的心态。
（4）加强完成任务的紧迫感。工作计划一旦确定下来，就要加强执行。因此要有紧迫感，学会给自己施加压力。
3．随时调整工作方法。
要实现工作高效，除了上面的努力之外，还要学会变通，寻找行之有效的第二条或第三条路。
谭先生是香港人，在一家港资金属制造有限公司就任生产经理。公司要对生产车间推行标准化战略，实施“7S”管理（即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约）。刚开始时，谭先生采用常规方式，将7个项目同时推进，结果效果很不理想，受到老板的质疑。谭先生向我诉说他们推行“7S”管理的困惑，并诚意请我给他们指点一二。
我了解到该公司的实际情况后，引导谭先生先在7个项目中找出关键因素——素养，以及素养的核心因素——人。
我在从事管理培训时，发现很多学员对“5S”和“7S”都有不同程度的误解，认为几个项目同样重要。其实不管是推行“5S”管理还是“7S”管理，最重要的都是“素养”这个要素。因为实施“5S”和“7S”管理的关键是要做好整理、整顿、清扫、清洁后的维持工作，所以要让车间所有员工都认识到实施“5S”和“7S”管理的好处，并培养他们遵守纪律、规则和维护成果的自觉性，让大家共同维持那些来之不易的成果。如果不在“人”的思想意识方面加强，其他项目做的再好也没有多大意义。
我建议谭先生调整工作方法，将原来“7个项目同时推进”的做法调整为重点加强素养教育，提高干部和员工的素养。
在培训课上，我也向学员提出：要在实施“5S”和“7S”管理工作中取得良好业绩，一定要从“素养”这个关键要素入手，先解决“人”的问题。
谭先生接受我的建议，将其他6个项目暂停，重点实施素养教育。
等大家对实施“7S”管理的重要性充分理解了，提高了认识，我又建议他们选择一个部门作为实施“7S”管理的示范点。并要求示范点对每一个项目进行细节分解，将所有的细节做到位。谭经理要求示范部门严格按照标准操作，很快收到了不同寻常的效果，在公司标准化管理中树立了典范。
紧接着，我建议谭经理带领各部门到示范点参观学习，对关键环节作强调要求。这样一来，各部门的干部、员工不但提高了对“7S”管理的认识，也掌握了实施“7S”的步骤和操作技巧，从而减少了盲目性。
在时机成熟时，该公司全面导入“7S”实施，结果收到了意想不到的效果。公司老板对谭经理彻底扭转7S困局的工作效果给予很高评价。
4．随时记录灵感。
灵感是稍纵即逝的东西，对从事思考型工作的员工来说，灵感就是效率，更应该随时抓住。
2010年冬天，我在深圳讲《现场管理与现场改善》课程，中间休息时，无意中听到两个公司的老板在聊成本的事情，从表情来看，他们对成本既非常关心又颇为无奈。的确，这几年企业的老板被成本上涨问题折磨得很头疼，又苦无良策。虽然我讲的《现场管理与现场改善》课程也涉及到成本，但针对性不强。我抓住企业老板最关注成本的问题，马上将这个灵感记录下来。回到东莞市，我就抽时间研发成本管理的课程。通常的成本包括外部成本、内部成本、运营成本、仓储成本、管理成本、制造成本、营销成本、工资成本等等，可谓包罗万象。要讲这样的课需要耗费许多时间。而企业老板对耗费太多时间的课程通常不太感冒。我就决定开发一个针对生产现场成本管理的课程，授课时间限定在1天，课题叫做《低成本卓越现场管理》。结果这个课程从2011年在珠三角地区开讲以来，很受企业欢迎。公开课、内训课讲了好多场。
5．超越一点点。
可能有人觉得一点点是微不足道的事情。但再大的数字、再高的效率，都是从一点点做起来的。如果我们能坚持比同事或者比自己的昨天多超越一点点，很可能就会获得高效的效果。
1996年夏天，我在东莞市一家刚筹建的港台合资企业任彩绘部主管。当时公司里9个部门主管，我负责的部门人员最多，事情也杂。要在9个部门中脱颖而出并不容易。我虽然无意在众人中脱颖而出，但我总觉得要做什么事情就要做得更好。不管是我个人的工作还是彩绘部的工作，我都坚持比别的部门主管要超越一点点。3个月后，我每天、每事都超越一点点的效果就显现出来了，个人工作效率和部门管理效果在9个部门中都名列榜首。又过了2个多月，香港总经理将我负责的彩绘部树为全公司的标杆部门，我个人的综合素养和工资待遇也与别的部门主管拉开了距离。1997年春天，我被提升为后段课长，分管包装、成检、彩绘、白检、施釉5个部门。
后来我加盟企业管理咨询行业，依然坚持比别人超越一点点，比昨天超越一点点，同样收到高效的效果。几年时间，我从咨询师一步步成长为项目总监、高级培训师、培训师导师、总经理，直到后来拥有自己的咨询公司——华企盛世企业管理咨询有限公司。
每天不论是超越别人的一点点还是超越自己昨天的一点点，都极有可能成为决定你工作效率的关键点。
6．学会把握行动时机。
善于把握时机也是提高工作效率的有效方式。我们看看成功人士是怎样做的。
在中国的企业家中，被称为中国管理教父的张瑞敏就是一个善于把握时机的领导人。1985年，海尔冰箱遇到了质量瓶颈，公司采取了不少控制质量的措施，结果却不尽人意。客户投诉呈增多趋势。张瑞敏让品质部门对刚入仓库尚未销售的冰箱进行拆封检查，结果从400多台包装好的冰箱中检查出76台有问题的产品。张瑞敏决定抓住这个时机，对海尔干部职工进行质量意识教育。于是，海尔发生了被消费者称道的砸冰箱事件。后来，哈佛大学商学院还把海尔砸冰箱作为商业案例进行研究。
因为行动时机把握得好，使张瑞敏对海尔的质量改善收到了惊人的效果。张瑞敏将此方式推而广之，教导下面的干部职工学会把握行动时机提高工作效率。海尔今天能在激烈的市场竞争中迅速脱颖而出，也是和张瑞敏这种“把握行动时机提高工作效率”的领导艺术分不开的。
在日常工作中能够把握好行动的时机，可以收到事半功倍的工作效率。
7．认真做好一件事。
在职场不乏这样的员工，他们自诩为“高效工作者”，但做事情却缺乏认真负责的态度，偏面追求所谓的速度，结果在效果方面打了折扣，留下不少遗留问题，让上司和同事为之头痛。每次做完工作，上司都要费心审核，甚至还要帮他们做善后工作。其实，这样的员工对高效工作存在很大的误解。高效的定义是在保证效果的情况下提高工作效率，所以效率和效果是孪生兄弟。
山东省的著名书画家刘畔丁先生，就是名符其实的高效率书画家。2011年，刘畔丁先生到东莞市游历习书作画，因我年轻时也喜欢信笔涂鸦的写画几笔，所以畔丁先生时常和我聊些书画方面的事，我们相交甚深。虽然是声名很高的书画家，刘畔丁在对待每一幅书法和绘画作品时，其态度都是认真审慎的。一次，我的一个编辑朋友想要一幅苏东坡的《赤壁怀古》，要我请刘畔丁写。因那首词字数较多，个别字写的效果稍微不理想，如果不是书画内行人士根本看不出来，但畔丁先生坚持要重新写，四易其稿，终于给了我一幅完美无缺的书法作品。刘畔丁先生的书画在山东的销售势头很好，在东莞市习书作画时，他每周都要往家里的画廊发回很多书画作品，但他从来不为追求效率而降低作品的艺术价值。因此，从他的书画工作室出来的每一幅作品，都可称得上是书画精品。我多次到他的画室看他写字作画，他对待书法作品的每一个笔划，绘画作品的每一个细节都一丝不苟。正因为这样，他才得以被书画界人士称之为高产的书画家。
8．练好基本功。
高效工作离不开扎实的基本功，而练习基本功需要一定的精力和耐心。
说起丰田的高效管理，大家都会竖大拇指。丰田之所以能在世界汽车市场占据如此重大的份额，是和产品质优价廉分不开的。能做到质优价廉的前提是他们公司的员工在工作之余苦练基本功，以适应大野奈一先生提出的“恰好准时制”工作要求。以前丰田要变换800吨冲床的程序需要3个多小时，丰田精益生产的创造者大野奈一要求流水线员工苦练基本功，经过努力，大家都熟练掌握了快速更换程序所需的工作技能，整体配合非常默契，结果将变换程序的时间压缩到3分钟左右。
在中国的文字中，“鸡”和“吉”是谐音，所以许多人喜欢有着吉祥寓意的鸡图案。若干年前，有个善于画鸡的画师被召进皇家画院为宫廷作画。在高手云集的皇家画院里，画师觉得自己画鸡的效率和功底都不很理想。为了将鸡子画出最快的效率，最高的水准，画师到很多地方去写生，并刻苦练习画鸡技法。一年后，他接到为皇帝画鸡的命令。这时候的画师已将画鸡的基本功练习得炉火纯青。现场作画时，他仅用了短短5分钟时间，一幅大写意的雄鸡报晓图就栩栩如生的跃然纸上，深得皇帝赞赏。而以前这位画师画一幅同样的鸡子需要半个多小时，画出的效果也比不了现在。将前后进行对比，画师真正达到了超效能工作的目的。
9．执着于工作。
我们全副精力、踏踏实实的投入到工作当中，也不见得就一定能高效做好工作。如果三心二意的对待本职工作，则注定没办法把工作做好。我有位咨询界同行这样说：“短时间的有效率不是高效率工作。只有长时间的坚持不渝，才能获得真正的高效率。”
张中山是享誉豫东的农民书法家，1990年曾夺得“中国中青年书画大赛书法二等奖”的桂冠，我给他撰写一篇文章《农家墨香飘海外》，刊登在《河南日报》和《周口日报》上。我和张中山是好朋友，对他比较了解。他能取得如此殊荣，除了天分之外，对书法的执着精神是他取得成就的基石。在此之前，他就获得了大大小小几十个奖项，证书和奖杯装满了一大柜子。即便如此，他还是坚持每天临池不辍。不管是行、楷、草、隶、篆，他都练到炉火纯青的地步。每遇创作，他都能以较快速度一气呵成。应该说，这样快速的完成精品创作，是他执着工作的结果。
10．勤于总结。
总结的目的是为了检讨工作效果、寻找差距，一旦发现问题，好及时纠正，确立正确、有效的工作方向。
我以前在一家管理咨询公司任职总经理时，每周都要对讲师进行训练。每次训练，我都会要求参加培训的讲师对学习内容和自身问题进行认真总结。每次总结，大家都能找到自身的不足，然后有针对性的强化训练。这样的总结，既缩短了对讲师的培训周期，也使他们的授课效果得以加强，学员的满意度得以快速提升。
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