采购管理步骤
一、请 购
各项材料的请购部门如下：
(一)常备材料：生产部
(二)预备材料：采购部
(三)非常备材料：
1.订货生产用料：生产部
2.其他用料：使用部门或总经理、董事长直接需采购的

“物资采购计划单”的开立
(一)请购部门应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立“物资采购计划单”，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经总经理审核后编号(由各部门依事业部别编订)，送采购部。
(二)需用日期相同或属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以“物资采购计划单”附表，一单多品方式，提出请购。
(三)紧急请购时，由请购部门于“物资采购计划单”"备注栏"注明原因，送采购部并提醒注意。
(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“物资采购计划单”上注明"试车检验"及"预定试车期限"。
(五)庶务用品由办公室按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“物资采购计划单”提出请购。

免开“物资采购计划单”部分
(一)下列总务性物品免开“物资采购申请单”，由董事长批准委托办公室办理，其列举如下：
　　1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。
　　2. 招待用品：饮料、香烟等。
　　3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
　　4. 打字、刻印、报表等。
(二)零星采购及小额零星采购材料项目。

附注：
（一）各部门要以半月为周期制定物资需求计划，经部门主管核批后，报呈总经理批准。
（二）各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的生产线或设备修理、物资需求计划，亦经部门主管核批后，报呈总经理批准。
（三）对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持总经理核批后的 “物资采购申请单”与采购部取得联系，以便及时备货、保证使用。
（四）尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。

 二、物资采购管理
（一）由总经理批准的计划单下达给采购部。
（二）采购部持计划单或临时采购计划逐一核对库存，然后根据计划与库存情况，填写 “物资采购申请单”，部门经理核签后转总经理（附 “物资采购计划单”）审批。
（三）采购部按总经理审批后物资采购申请单进行采购程序。

 三、采购程序
（一）比价、议价
1、 采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。
2、 采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。
3、 采购员要如实、认真、工整、逐项填写“比价表”，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。
4、采购员将比价结果，连同书面分析报告即时随时转交部门经理。
5、部门经理对比价表核价、审查完毕后签字确认，呈总经理审核批准后复印一份交采购部。原件整理存档。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)

(二)根据比价、议价结果选定合适的供方,采购员需要求供方提供税务登记证、营业执照、机构代码证等,便于合格供应商的评定.

(三)每次采购都需要有本公司采购订单或供方拟定合同,便于管理和保护本公司利益.采购订单包括采购物品规格数量、总价、付款方式、运输方式、到货时间、包装标准、验收方法、开票资料、违约责任等
注:1.如果需提供样品的,采购部需发样品订单 (具体条例参看第四条样品采购程序)
2.付款方式,采购员要与部门经理商议后决定;对于首次合作或是金额较大的订单,由部门经理与董事长、总经理商议后再通知采购员办理.款到发货的需填写“办款申请单”交由董事长审批。

(四)订单由双方盖章回传后,采购员开始实行订单事项,并对采购物品进行跟踪,直到采购物到公司仓储,并落实质检单及发票情况

(五)到货之前,采购部应提前一到两天通知仓储准备安排装货位置,并由仓储通知质检部门提前做好化验准备.

(六)货到公司厂门,门卫应及时准确通知采购部,然后由采购部通知仓储,仓储再通知质检安排抽样化验.抽样后需要过磅的,由仓储部门安排人员随送货方同去.

(七)质检结果合格后通知仓储,由仓储安排卸货;卸货时,仓储通知采购部,由采购部安排送货方确保其不得随意在车间、仓储走动
注:若质检结果不合格,质检部出具 “特采申请单”,由仓储及时通知采购部,采购部经理根据具体情况安排该供方进行退换货事宜.若由特殊情况,则由采购部经理填写“特采申请单”交由总经理审批后降价或降级使用.

(八)卸货完毕,由采购部确认数量、质量无误后,负责办理出门证或是按订单负责办理运费或是货款.

(九)采购部负责在采购“日常登记表”上记录当日到货情况,及时把采购过程中未完成事项处理好,诸如:发票、月或季结算货款等.

(十)办理入库手续.按照单项业务跟踪负责的原则,由负责该项采购过程人员携本次采购发票到仓库办理入库;部门经理可以安排采购员负责办理入库.按《出入库制度》办理.

（十一）办理入库之后，负责该业务的采购员将入库单及发票交至董事长审批。

附注：由销售部门需要的原材料转交采购部办理
1、销售部需出具由总经理审批后的“采购计划单”
2、采购部按销售部已联系的供应商做采购订单或是签署供方的销售合同
3、经双方签订后，按销售部门的要求办理付款，剩下事宜均由销售部负责，包括到货时间、地点及中间所需的文件材料的提供。采购部仅协助销售完成此套采购程序。

四、样品采购程序
样品分为两部分,一部分是由技术部研发所需,一部分是采购部为确保质量无误要求首次合作的供方提供的样品,它们具有用量少的特点.同时又分为免费和收费两种.
(一)质检部所需样品
1.采购部在查询后,选定一家质量合格价格优惠或是免费供货的供方,然后向供方传真“样品订单”,样品订单包括所需样品规格、数量、到货时间及公司邮寄地址
2.需要收费的,一般情况是款到发货,在500元以内,由采购员自己先垫付,等到货到后采购员凭入库单和发票(一般为普票)或收据报帐.
3.此类样品的入库办理:因为技术部所需原料配件因经济价值高、量少且检验复杂或因实验设备、条件等限制,不能检测的由质检部根据供方提供的质检报告为依据进行入库.
(二)采购部需质检部化验的样品
1.一般是根据采购计划需要采购且需重新选定新的供应商,采购部询价、议价后确定二至三家,让其寄样品便以化验.本样品一般为免费.
2.样品由采购部直接交由质检部负责人,同时附有样品质检报告单,并强调出检验结果时间.质检部将检验结果以“样品确认单”的形式出具给采购部.

五、合格供应商的评定
（一）采购部对首次合作的供方进行评定一般是该供方保质保量供货三次以上，所以这也要求采购部在合作过程中时时考核供方是否具备评为合格供方的要求。
（二）采购部评定时所需办理程序：
1.采购部提供预评定供方的税务登记证、营业执照、机构代码证等相关考核供方经营能力、诚信度的文件复印件。
2.然后附采购部开具“合格供应商评定表”，合格供方评定表中包括：供方名称、地址、联系人、供应产品；审批部门包括：采购部、生产部、质检部、仓储部、ISO质量小组填写综合评价结果、最终交由总经理审批。
3.采购部根据评定表，将审批合格的供应商添加到“合格供方目录”中。
（三）采购部在每年年底对供应商进行总评定：采购部传真“供方调查报告”给供方填写，然后由负责该项业务的采购员填写评定结果，最终交由部门经理审批。该表作为总的考核合格供方的依据留。