现在一些大型的集团公司都实现了材料的集团统一集中采购，如何实现科学的集团采购内部控制，笔者所在的集团公司作出了探讨和努力，取得了良好的效果。下面是集团的具体做法，与大家一块分享：

　　一、 首先建立具有控制职能的组织体系

　　我们集团是一个以房地产和工程建筑安装为主业的大型集团公司，集团统一采购，是有集团设立的贸易公司来完成的。

　　下图是集团贸易公司采购的组织控制架构图

　　设立招标委员会和价格审定委员会

　　1、 价格审定委员会：一般由总经理、各副总、质量技术经理，财务、审计经理、价格信息经理、招标办主任共同组成。每月对贸易公司集中招标采购价格、分公司（项目部）零星采购购、定点采购材料价格进行审定，对由于市场变化材料价格调价物资进行审定。价格审定委员会设立价格信息管理部，负责日常工作。

　　2、 采购招标委员会：一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任、质量技术部、办事处采购等人员共同组成。采购招标管理委员会的主要职责：对集团大宗材料进行招标，对各分公司（项目部）自主招标项目进行管控，对分公司（项目部）零用物资定点定价采购进行管控。招标委员会下设办公室，负责日常工作

　　其他各部门的主要职责：

　　（一）价格信息部：

　　1、 负责价格信息的搜集、整理、分类和处理；

　　2、 负责招标、谈判等材料价格方案的制定、调整；

　　3、 负责材料价格的比对监督；

　　4、 负责采购和供应价格的预警、报告；

　　5、 供应商价格因素的评审。

　　（二）技术质量部

　　1、 负责材料样品的取得，质量标准的制定；

　　2、 负责质量信息的搜集整理和反馈；

　　3、 负责重、大、新、特材料的质量检验和鉴定；

　　4、 负责材料分类标准的制定和材料的分类；

　　5、 材料技术标准的制定、判断、评价；

　　6、 负责质量监督；

　　7、 负责质量问题的协调、谈判、报告和处置；

　　8、 供应商技术、质量项目的考察、评审。

　　（三）计划调度部

　　1、 负责采购计划的收集；

　　2、 负责采购计划的下达；

　　3、 负责供应商供应配额的分配方案的制定；

　　4、 负责内部调拨计划的制定。

　　（四）招标办

　　招标委员会的常设机构，负责

　　1、 供应商信息的搜集、分类、整理、初步遴选；

　　2、 招标工作的准备、组织、安排、协调；

　　3、 负责招投标文件的制作、准备、发放、管理；

　　4、 负责合同的管理；

　　5、 供应商考评的组织、综合考评结果的报告；

　　（五）审计监督部门

　　1、 对采购人员廉政建设进行审计；

　　2、 对采购各项规定、流程的执行情况进行监督；

　　3、 对价格、质量、结算、供应商选择、供应配额分配的执行情况进行审计；

　　4、 受理各种举报、投诉，并负责查处；

　　5、 供应商经营管理资质的评审。

　　（六）财务部

　　1、 合同和票据的审查；

　　2、 付款率的控制；

　　3、 财务结算，资金的支付。

　　（七）客户服务部

　　1、 供应商服务资质的评审；

　　2、 客户信息的传递；

　　3、 客户关系的维护；

　　4、 采购计划的落实、订单的下达、传递等；

　　5、 客户服务的动态评审

　　二、关于供应商选择的内部控制

　　（一）、公开招投标的形式选择供应商。

　　招标投标采购模式的基本流程图

　　包括零星材料在内的所有的材料采购都要通过公开招投标的方式进行定点采购。

　　（二）区别不同的材料，分别采取不同的方法和程序。主要区别是在资质的评审方面。在招投标采购中，资质的评审是十分重要的，是确定供应商最科学、合理的方法，也是防范采购腐败有力的控制措施。对零星采购的招标、定点要适当简化程序，对大宗的、长期使用的材料采购则要完全按程序来。关于资质的评审模式另有详细规定。

　　（三）制定并公开招投标流程；

　　（四）制定并公开供应商的评判标准；

　　（五）评委及其各专业工作小组的组成要具有专业性和广泛的代表性。评委不仅有贸易公司的人员参与，还要有集团财务、审计、法律、技术、质量、以及总承包系统的预算、材料、仓储等人员组成。组成人员根据材料的不同、使用和采购单位的不同，遴选参评人员。评委的组成不是固定不变的。

　　（六）对供应商的最终确定，根据各参评人员和专业评价小组的意见，按规定的程序集体决策。

　　三、贸易公司不同材料采购的流程

　　（一）零星材料的定点采购流程

　　1、 物资分类。由质量技术部门负责对所有零星采购的材料按品别进行分类，确定由几家供应商采购比较合理；

　　2、 供应商寻找。通过报刊、广播电视进行公告、对自有的供应商资源可以通过信函或电话的方式进行通知；

　　3、 符合性供应商调查、资格审核（集团采购中心进行抽查），填写“供应商调查表”

　　4、 招投标材料准备。

　　5、 进行招投标（集团采购中心组织或参与）见招标流程。

　　6、 确定中标单位、签订定点定价合同；

　　7、 供应商按照计划定期、定点送货；

　　8、 委托采购。对超出供应商经营范围，但和供应商经营范围相近的财务的采购；

　　9、 供应商根据合同和经批准的票据定期到财务结算；

　　10、 价格的调整。根据随行就市的原则，随着市场价格的变动，供应商应对供应价格及时进行调整，如果价格行为不合规，贸易公司要和供应商交涉，及时对采购价格进行调整。

　　（二）特殊物资、非定点定价、紧急采购流程

　　1、 采购的依据是总承包各公司上报的采购计划和预算，紧急采购的申请；

　　2、 招标办公室进行供应商的公开寻找；

　　3、 由价格管理部门和质量管理部门进行询价、质价对比；

　　4、 确定合格供应商、填写“货比三家价格表”，根据采购物资资金额度大小逐级呈报上级主管领导审批 ；

　　5、 签订一次性材料/批量材料采购合同；

　　6、 供应商按照计划送货；

　　7、 供应商根据合同和经批准的票据定期到财务结算。

　　（三）大宗物资集中招标采购流程

　　1、采购依据是各分子公司的年度和月度采购预算与计划；

　　2、贸易采购计划调度管理部门对计划进行信息汇总、分类；

　　3、招标办公室寻找符合性供应商；

　　4、符合性供应商调查、资格审核，填写“供应商调查表”；

　　5、招投标材料准备；

　　6、进行招投标。根据招投标流程；

　　7、确定中标单位、签订统购分供合同；

　　8、供应商按照计划定期、定点送货；

　　9、供应商根据合同和经批准的有效票据定期到财务结算；

　　10、价格的调整。根据随行就市的原则，随着市场价格的变动，供应商应对供应价格及时进行调整，如果价格行为不合规，贸易公司要和供应商交涉，及时对采购价格进行调整。

　　为保证各种采购流程科学性、统一性、可追溯性应对各种采购表格进行统一格式，规范填写、完整保存。一个闭环的采购流程档案包括：采购物资分类表、供应商调查表、供应商资质、询价单、货比三家价格表、评标记录、投标书、中标通知书、采购计划单、入库检验单。以上资料根据流程不同保存不同的档案资料。统一由招标办管理。

　　四、关于采购配额在供应商间分配的控制

　　为了提高采购的规模效应，降低采购成本，我们尽量将有限的采购量集中在少数几个供应商家，但是选择2－3家供应商，有利于供应商间的竞争。因此采购量的分配必须做到合理、有效和公正。

　　（一）每年要在第四季度，由总承包、安装、装潢等公司编制下一年度的采购预算，经审定后报贸易公司；

　　（二）上述各公司每月要根据全年意思，细化月度预算，报贸易公司总部；

　　（三）在招投标评定中，要集体决策，明确各供应商的供应范围和供应总量，以及供应的具体时间，并写入合同中去；

　　（四）贸易公司要设立计划调度部门，负责采购计划的收集、整理、归类、协调、安排和采购计划的下达。安排时必须严格按与供应商签订的合同执行。对擅自改变合同配额及其比例的，要对相关人员处罚；

　　（五）对应各供应商的采购计划审批下达后，由客户关系部通知供应商供货；

　　（六）对紧急采购，要根据各供应商提供的服务品种和供货配额比例安排和下达采购计划。尽量减少紧急采购

　　五、关于采购价格的内部控制

　　（一）对于材料的初始价格，要在招投标程序中，由集体决策确定，并写入合同；

　　（二）对材料价格实行动态控制。材料价格经常随市场波动，不是一成不变的，因此必须实行动态管理和控制。有关动态管理和控制的原则要在招投标程序中写入合同中去。

　　（三）贸易公司要建立材料价格信息部，各办事处要设立相应的价格信息员；

　　（四）价格信息管理部，负责市场材料价格信息的搜集，整理，分析和比对，监督供应商价格的合理性。

　　（五）建立价格信息库，建立供应商价格执行分析系统，及时监督预警供应商的价格走势和价格行为以及对我公司的影响，并建立及时报告制度；

　　（六）各地财务机构的材料会计也要负责当地材料信息的搜集、比对和监督，并将相关异常信息及时反馈给贸易公司总部价格信息部，形成与价格信息部的相互补充、印证；

　　（七）贸易公司审计部门和集团审计部门，要定期对材料价格的执行情况进行全面审计，要建立自己的价格信息系统，作为材料价格审计的依据。

　　六、关于材料结算的内部控制

　　（一）关于材料的结算方式、结算周期、付款比例，均应在招投标过程中明确，并写入合同；

　　（二）材料的结算一律由财务部门统一结算，其他人不得擅自进行结算（所有材料实行定点采购，使财务统一结算成为可能），特别是不允许与采购事项相关联的人员进行结算；

　　（三）财务部门根据与供应商签订的合同、资金安排计划、供应商手中持有的经批准的发票、入库单、质量验收单，进行结算；

　　（四）贸易公司会同资金部、集团财务部根据各分子公司采购合同规定的付款周期确定各分子公司在不同时期的付款率，并做为财务经理的考核指标，贸易公司财务要建立付款比率动态控制信息体系，对各地付款的情况进行适时动态的监督控制；

　　（五）贸易公司和集团审计部门每月要对付款的情况进行一次全面的审计。

　　七、关于采购质量的内部控制

　　（一）贸易公司总部建立材料质量检测和监督部门，负责材料质量的检测、接受各分子公司材料质量问题的投诉，并就材料质量纠纷进行协调处理。

　　（二）对大宗和新、特材料的采购要提供样品，此项工作在招投标程序中提出，并在合同中予以明确，同时明确质量的文字标准和质量事故的处理准则，程序等；

　　（三）大宗和新、特材料，必须由贸易公司质量检测部门进行专业测试；

　　（四）各地分子公司负责对材料质量的检验。所有材料无论总部是否验证过，各分子公司必须全面验测；

　　（五）对出现的质量问题，各分子公司书面报告贸易公司质量检测部门；

　　（六）质量检测部门对质量问题落实后，出具处理报告，经相关领导审批后由客户关系部负责通知供应商执行；

　　（七）供应商存在异议的，由质检部门负责与供应商进行谈判、协调和处理。

　　八、供应商的动态管理和内部控制

　　为了提高供应商的竞争力和危机感，我们必须对供应商实行动态管理。

　　（一）对战略合作伙伴我们可以签订三年期的基本战略协议，但必须每年签订一次具体的供应合同，并对供应商逐月进行考核；

　　（二）与所有供应商签订廉政建设协议，要求供应商交纳廉政保证金，对供应商向我方供应管理人员受贿的，没收保证金，并处以造成公司受损金额10倍的罚款，在货款中扣除；

　　（三）不随行就市，采取不当价格行为造成我方损失的，对供应商处以受损金额10倍以上的罚款；

　　（四）对弄虚作假，质价不符给我方造成损失的，按损失金额10倍以上的罚款；

　　（五）对服务不到位，交货不及时，给我方造成损失的，按损失金额10倍以上的罚款；

　　（六）每月由各责任部门对供应商进行动态考核：考核的内容如下：

　　①质量考评指标。质量是衡量供应商的最基本的指标。供应商质量指标主要包括来料批次合格率、来料抽捡缺陷率、来料在线报废率、来料免捡率等。由贸易公司质检部和各分子公司在货物验收中考核；

　　②供应考评指标。供应商的供应指标是同供应商的交货表现以及供应商计划管理水平相关的考核因素。主要包括：准时交货率、交货周期、订单变化接受率等。由各分子公司负责考核。

　　③经济考评指标。经济指标主要考虑的是采购价格与成本。主要包括：价格水平、报价行为、降低成本的态度与行动、分享降价成果、付款方式等。有价格信息部和财务部、审计部负责考核；

　　④服务考评指标。主要考核供应商在支持、合作与服务方面的表现。主要包括：投诉灵敏度、沟通、合作态度、共同改进、售后服务、参与开发及其他支持。由各分子公司和客户关系部负责考核；

　　贸易公司根据上述考评的结果根据合同的约定要对供应商采取不同的处理策略。