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安新强:浅谈绩效反馈与面谈

2016-01-20 47794

一、绩效反馈的含义
　　所谓绩效反馈就是使员工了解自身绩效水平的各种绩效管理手段。绩效反馈是绩效沟通最主要的形式；同时，绩效反馈最重要的实现手段就是管理者与员工之间的有效沟通。许多绩效沟通中谈到的问题可以用于指导我们更好的进行绩效反馈。此外，绩效反馈的特定内容和目的也决定了管理者在进行绩效反馈时应该注意一些特殊的沟通技巧。
二、绩效反馈与面谈的目的
　　（一）对绩效评估的结果达成共识
　　一个绩效管理循环即将结束，员工希望能够得到主管对于自己工作绩效反馈信息，以便在以后的工作中不断提高技能、改进绩效；另一方面，员工也想就一些具体问题或自己的想法与主管进行交流。不管评估面谈以何种方式进行，过去的行为已不能改变，而未来的绩效与发展则是努力的目标。在面谈结束之后，一定要和员工形成双方认可的备忘录，就面谈结果达成共识，对暂时还有异议没有形成共识的问题，可以和员工约好下次面谈的时间，就专门的问题讲行一次面谈。
　　（二）让员工认识到本绩效期内自己取得的进步和存在的缺点
　　每个人都有被认可的需要。当员工做出成就时，他需要得到主管的承认或肯定，从而对员工起到积极的激励作用。同时，也要让员工认识到本期绩效内自己存在的缺点。恰当把握“正面反馈”与“负面反馈”的面谈。通常，员工的绩效表现有正反两个方面，有表现优良、值得鼓励的地方，也有不足需加以改进之处。因此，评估面谈也应该从正反两方面着手，既要鼓励员工发扬优点，也要鞭策员工改进不足。
　　（三）制定绩效改进计划
　　通常来说，员工不仅关注自己的成绩和绩效结果，更希望有人指出自己需要改进的地方，通过评价反馈，主管和员工共同分析绩效不足的原因，找出双方有待改进的方面，共同制定绩效改进计划。一般说来，当员工的工作绩效未达到最低的期望，或其工作绩效明显下降时，应格外重视绩效改进计划。绩效改进的计划应主要包括3个方面内容：(1)明确的改进目标；(2)改进绩效的具体方案；(3)达到改进目标的时间期限。
　　（四）协商下一绩效管理周期的绩效目标和绩效标准
绩效管理是一个往复不断的循环过程，一个绩效周期的结束恰好是下一个周期的开始。因此上一个绩效管理周期的绩效反馈面谈可以与下一个绩效管理周期的绩效计划面谈合并在一起进行。双方对下一个绩效周期的目标进行协商，形成个人绩效合约。绩效合约是一份正式的书面约定，它将管理者和员工双方讨论的结果列为具体的条目记录下来，既有助于员工清楚自己要完成的任务有哪些，又有助于管理者在绩效周期结束时来对员工绩效进行评估。
三、绩效反馈与面谈的过程
　　（一）做好绩效反馈与面谈的准备工作
　　要想充分实现绩效反馈面谈的目的，就必须做好充分的准备，由于绩效反馈面谈是管理人员与员工双方的责任，那么管理人员和员工都应该为绩效反馈而谈做好各自的准备。
　　1、管理人员应该做的准备
　　（1）相关时间的准备
　　选择适当的时间。
　　选择双方都有空闲的时日。
　　尽量不要选择接近下班的时间。
　　管理人员要选择一个自己可以全身心投入到绩效反馈面谈中去的时间。
　　由管理人员提出的时间要征得员工的同意。当管理人员定下一个进行面谈的时间后，一定要询问员工这个时间是否可行，这样一方面可以表示出对员工的尊重，另一方面也可以确认员工在这段时间是否有其他的安排。
　　（2）准备适宜的场所 ‘
　　通常，管理人员的办公室是最常用的绩效反馈面谈场地。办公室给人以一种严肃、正式的感觉，这固然很好。然而，选用办公室作为绩效反馈面谈的场地也有一些局限性。首先，办公室里经常会遇到各种各样的打扰，例如电话，来访的客人等；其次，办公室的情境会给人以明显的上下级的感觉，容易给员工造成层级的压力。
　　在面谈的场地中，还应该注意安排好谈话者的空间距离和位置
　　（3）准备好面谈的材料
　　在进行绩效反馈面谈之前，管理人员必须准备好面谈所需的各种材料。这些资料包括对员工的绩效进行评估的表格、员工日常工作表现的记录等。在与员工进行绩效反馈面谈之前，管理人员必须对有关的各种资料谙熟于胸．当需要的时候可以随时找到相关的内容。
　　2、员工应该做的准备
　　（1）准备表明自己绩效的资料或证据
　　由于在绩效反馈面谈的过程中往往需要员工根据自己的工作目标逐项陈述绩效情况，因此员工需要充分地准备好表明白己绩效状况的一些事实依据。
　　（2）准备好个人的发展计划
　　绩效反馈面谈注重现在的表现，更注重将来的发展。因此，管理人员除了想听到员工对个人过去的绩效的总结和评价，也希望了解到员工个人的未来发展计划，特别是针对绩效中不足的方面如何进一步改进和提高的计划。
　　（3）准备好想向管理人员提出的问题
　　绩效反馈面谈通常是一对一地进行单独交谈，因此员工不必担心谈话内容被第三者所得知，可以比较开放地进行沟通。员工可以准备好一些与绩效管理有关的问题，以便在面谈中向管理人员提问。
　　（4）将自己的工作安排好
　　由于绩效反馈面谈可能要占用1-2个小时的时间，这段时间内员工无法在自己的工作岗位上，因此应事先安排好工作时间，在这段时间内避开一些其他事情。
　　（二）绩效考核反馈与面谈的实施
　　1、面谈与反馈的内容
在面谈与反馈的一开始，就应该将绩效考核的结果明确而委婉地表达给员工。对于在上一个绩效周期内的优秀业绩和值得肯定的行为，一定要毫不吝惜地表扬与称赞，并且鼓励员工在今后的工作中继续保持和自我突破。但面谈重点应该放在诊断不良业绩上，因为这可能是阻碍员工发展、影响业绩提高的“瓶颈”，员工的能力欠缺、态度不端可能就存在于此。
　　2、面谈策略的选择
总的说来，下属可以根据工作贡献和工作表现分为4种类型：
（1）贡献型(好的工作业绩+好的工作态度)：贡献型下属是中层经理创造良好团队业绩的主力军

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