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李坚:老闆員工情繫企業文化
2016-01-20 38022
前言
企業的發展與走向,深受其文化影響。而企業文化也會受到諸多外在因素,而產生質變或量變。所謂「企業文化」,是指一個企業體內所有有關的規章制度、組織架構、經營策略、作業流程、領導團隊、資訊系統、人際關係等內涵,經年累月累積所形成的企業運作模式。企業想要穩定健全發展,擴大經營版圖,並確保競爭力與維持機動性,吸引到更多優秀的人才共同奮鬥,勢必要有優良且具彈性的企業文化。
良好的企業文化應該具備以下幾個內涵--健全的組織架構
企業的組織架構相當於企業文化形成與發展的基礎與骨幹。在建立組織架構時,應該要權責清楚劃分、分工明白確立。一個健全的組織架構,應該要從人、事、物三方面來著眼:
一、在「人」方面,要讓企業每位員工都能適才適所、發揮所長,以激發其潛能。
二、在「事」方面,要讓日常業務流程標準化與簡單化,以提高其效率。
三、在「物」方面,要讓各類資產、文件及檔案便於管理與存取,以擴大其效益。
另外,組織架構在妥善設計規劃完成後,通暢的溝通聯繫管道為其有效運作之關鍵因素。有時一個企業出現經營上的困境,組織架構本身也許沒多大問題,而是肇因於溝通不良,或是聯繫管道中斷。最常看到的情形就是,下級沒有貫徹上級的指示,或是高層無法聽到基層的聲音,彼此之間發生了斷層。
當溝通聯繫管道一旦發生困難,通常背後所代表的含意就是,在業務推動或計畫執行過程中,將會產生許多「超額負擔(Excess Burden)」或「無謂損失(Dead Weight Loss)」,也就是可能要付出額外的有形或無形的成本,卻無實質上的效益。企業文化通常是由組織之核心價值、信念與願景等內涵,長年累月所形成的外顯現象。雖然很抽象,卻又緊緊牽動著組織內部的每一根神經,影響著企業的運作與發展。
合理的人資規劃
「人」才是企業最重要的資產,也就是「員工」。企業競賽就是人力潛能發揮的競賽,人力素質的良窳將是決定企業成敗之關鍵因素之一,規劃人力資源的目的,無非是希望企業內部的每一位員工都能適才適所、發揮所長,盡心盡力。合理的人力資源規劃應包括五大範疇:
(一)、合宜的職務安排
通常人在做自己喜歡且有興趣的事情時,會很盡心投入,也不易產生厭惡或倦怠。在碰到困難或瓶頸時,也會主動積極去尋求解決之道,設法激發出潛能去克服。同樣道理,在為員工安排工作時,除考慮學歷、能力、專長外,還應參考員工的興趣、性向、個性、偏好……等多方因素。將適當的人放在適當的位置上做適當的事情,也就是要給員工一個能盡情發揮所長的「舞台」。同時,當人從事自己所擅長的事務時,會比較有自信,表現也比較正常。只要找到適合的人、放在恰當的點、做適當的事,通常都可以得到令人滿意的結果。
(二)、適時的職務輪調
大多數人同一樣事情或同一項業務做久了都會覺得厭煩 為降低員工所可能產生的職業倦怠感,並進一步提升員工對工作的熱忱及潛能的激發,就需要有適時的職務輪調。職務輪調可以讓員工接觸到不同領域的業務,對於開拓視野及提升能力,有極為正面的助益與貢獻。對企業而言,也可建立完善的代理人制度,不會因為有人離職產生企業文化的斷層;同時也可為培養未來主管人員。
(三)、完善的教育訓練
如今是個「十倍速」的時候,知識的形成、資訊的傳遞環境的改變,對企業與員工都形成極大的挑戰與壓力。現在也是一個「終生學習」的時代,如果不隨時學習新的知識與技能,很快就會被淘汰。當工作一段時間後,員工總希望、也應該接受一些新的觀念與技能。企業要以「資產管理」的觀念,提供完善的在職教育,讓員工有機會可以暫時放下手邊的業務,全心投入內部或外部相關的教育訓練或潛能開發課程,以激發內在潛能,提升外在價值。員工的再教育,是保障企業人力資源及激發員工潛能最有效的投資方式之一。
然而,員工的教練訓練最好能結合企業的經營發展與員工的生涯規劃,除滿足員工個人需求外,也須符合企業長遠利益。員工的教育訓練和企業經營一樣,都需要有策略性的安排,期使員工訓練的成果,能在企業文化塑造過程中,發揮應有功效與影響。
(四)、合理的升遷管道
升遷,不但是對員工努力與能力的肯定,也是企業留人的重要手段之一。員工工作一段期間後,總期盼有機會接受更大的挑戰,承擔更重的責任,以便發揮潛能、超越自我。也許升遷後,員工的表現不如預期,其實這也在所難免,因為此時潛能可能尚未激發出來。
企業或領導階層要有耐性,給員工一些時間及緩衝。員工接受新職務初期,多少需要一段調適期,尤其是甫晉升為主管職時。
絕大多數員工渴望升遷,有時並不是為了薪水、福利或頭銜,而是追求一種被人肯定與自我實現的成就感。所以,企業要建立合理的升遷管道,對於值得肯定與嘉許的員工,絕不要吝予應有的升遷。也不要囿於既有的人事制度,而阻礙員工正常及應有的發展。
(五)、金錢獎勵
「錢」是職場上一個相當重要且吸引人的誘因。有時員工會離職,是因為員工覺得他所付出的心力,和所獲得的報酬不成比例,這報酬包含了薪資、津貼、獎金、紅利、入股、補助、休假等貨幣或非貨幣的獲取。衡量員工價值的機制或標準雖然有很多,但報酬是最直接,也是最明顯的衡量方式。
肯定員工的價值,「升遷」是相當有效的方式,但現今企業的組織或人事結構大多都還是屬於「縱向發展」的型態,愈往上層的職位,其所能容納的人數就會愈少。實在無法讓每位應該或可以升遷的員工都能如願以償。
此時,企業可以採取升遷以外的方式來鼓勵這些員工,這個方式,就是「錢」。當員工任何想法或作為,能為企業創造出更多價值時,企業就應該大方地用金錢來鼓勵員工,讓他們知道,企業也有相當的回報。
融洽的工作氣氛
現在企業所面臨的經營環境,其競爭激烈之程度自不待言,而員工所處的工作職場,其實也是一樣。許多員工常會因為工作倦怠、職場壓力,或是遭遇瓶頸、難以突破,而懷憂喪志、身心俱疲,以至於失去了對工作的熱情與衝勁。員工會感到對工作心力交瘁,並不全是業務量太大等外在因素,而是心理層面的內在因素。主管的領導統御與行事風格會影響職場工作氣氛與作業環境,每個人都應盡量避免個人情緒影響到業務的推動、工作進行與同僚相處,尤其是身為主管的人。
員工平日戰戰兢兢致力於公務,總希望不要再耗費多餘精神與氣力去應付與工作無關的事務。這時,就需要一個可以讓員工全心投入業務的環境,也就是融洽的工作氣氛。通常,這包括兩個層面:同僚間的氣氛與上司下屬間的氣氛。

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