工作效率是企业重中之重的一个话题，因为工作效率的好于差会直接印象到企业的生存以及生命；然而很多企业殊不知流程的不清晰会直接影响到应该的工作效率。
    人们在进行某项活动时，所经历的过程一般是：首先确定目标，然后分析搜集情报，制定达到目标的方法，然后实施这一方法，并根据完成的情况进行调整，最终达到目标。这是人们进行一般活动的过程，管理活动同样也适用这一过程。管理活动是多种多样的，就其所经历的一般过程来看，它们和人们的其他活动的基本步骤却是相同的，仅仅是目标不同、考核标准等不同罢了。管理活动的特殊之处在于其目的是追求效率。就效率管理而言，其管理过程一般都要经过：

   1．考察组织状况，进行效率对比；

   2．提出计划、策略、决策和方案；

   3．方案执行或组织实施；

   4．考察方案执行情况，提出修改意见。

    上述的各个步骤是相互依赖的，前一个步骤是后一个步骤得以实现的前提，后一个步骤是前一个步骤的目的和结果。管理者在进行某一步骤的工作时，必须以前一个步骤为基础，并为后一个步骤的进行创造条件。如果某一个步骤的工作进行得不好，就会影响整个管理活动的顺利进行。

    一、状况分析，进行效率对比

    效率管理的首要程序是确定效率标准，分析当前的管理状况，将当前的管理状况和效率标准进行比较。

    1．确定效率标准

    管理所有的活动首先需要有个检查衡量的效率标准。没有效率标准，管理就无从谈起。效率标准是衡量实际管理工作绩效的依据和准绳。效率标准通常来源于组织机构在其计划阶段所订目标，但不等于组织目标。在具体的业务活动中，笼统地将组织的计划目标作为标准是不行的，必须根据具体的作业特点设置标准。例如成本、利润、工时、单位产品的材料消耗定额等等。标准最好是定量的，但也有许多标准不容易定量，如工作态度、人群关系、道德水平等，这些虽然不能定量化，但是仍然应该提出一些定性的标准。

    2．分析当前的管理状况

    分析当前的管理状况就是衡量绩效。所谓衡量绩效就是对组织的运行效果作定量或定性描述，根据所描述的信息来评估实际工作的优劣。衡量绩效是管理过程的重要环节，但管理的目的不是为了衡量绩效，而是为了达到预定的绩效。实际工作情况与标准之间有无偏离，有多大偏离，这是采取管理措施的依据，只有能够得到偏离信息才能有效实施管理。衡量绩效的工作是一项严肃、细致的工作，它直接关系到能否实现管理目标。

    有些活动是容易衡量的，例如生产活动的产量、质量、销售业绩，有些状况的衡量需要用专用的测量仪器，还有些情况根本无法准确衡量，例如人员的思想状况、激励程度等内在的心理状态，由于无法直接观察，只能凭推论来判断。另外一个普遍的困难是如何考核企业高层管理人员，由于高层管理人员本身的工作内容难以确定，对其工作绩效当然也难以评估。一般而言，工作的技术性质越少，建立标准就越困难，绩效评估也越难完成。

    3．进行效率对比

    把管理的实际成效与既定目标要求相比较，若二者完全吻合，就不需要改变或调整原目标和控制状态。但这种情形在管理实践中极其罕见。在绝大多数情况下，管理的实际成效与既定目标之间存在着不同程度的偏差，如果没有偏差，就不需要管理。正因为有偏差存在，才需要我们去做工作。这个偏差，就要求我们进行效率对比。这就需要管理者实施管理和控制，以调整目标或消除偏差、解决问题。

    管理成效与既定目标相比较，一般有三种情形：成效或高于或等于或低于既定目标要求。若等于既定目标，那这是最理想的状况；若高于目标，管理者就应当重新确定目标，或维持原目标以实现超额完成任务；若低于目标要求，管理者就应当寻求问题的根源，纠正偏差，以求最终达成目标。

    按照效率标准来衡量实际活动的成效的最好的办法应当建立在向前看的基础上，例如控制某一产品的生产进度，仅仅控制整机产品是不够的，应当追究到部件、零件、在产品、原料和材料的生产和准备是否符合要求，按效率标准进行比较，这样可使偏差在其实际发生之前就被发现，并采取适当措施加以避免。一个机灵的、有远见的主管人员常常能预见可能出现的偏差。如果管理者缺乏这种能力，也应尽可能地及早发现已经出现的偏差。管理者得到发生偏离的信息，认为有必要采取措施来纠正实际结果与效率标准之间的偏差时，必须进行矫正偏差。

    矫正偏差应该从研究出现这种偏差的原因入手，有时候在计划阶段估计前提条件时出错。例如，预测期过分乐观，造成销售额不能达到预期值。找出偏差的原因，有助于确定适当的纠偏行动。

    当然，发生偏差，也可能是经理人员判断失误，也可能是员工处理不当。在这种情况下，如果差错比较严重或是习惯性的，就要采取纠偏行动，进行人事变动或者将当事人调去培训。总而言之，只有找出确切的原因之后，才能采取相应的行动。（待续······）