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黄力泓:如何把工作做完、做对、做好?就用PDCA
2016-01-20 73435
计划多一点,做得少一点 常觉得工作怎么做也做不完?工作前如果没有做好事先规画,最后必须花更多时间进行除错与改正。所以,多花点时间做好事前计划,你就能事事做得省时省力又轻松! 在办公室里,是不是常常觉得工作做不完,一定要加班才能完成?或觉得工作愈做愈多,无法收尾?你有没有想过,自己究竟在忙什么?「时间管理的杀手,就是没有计划,」长宏项目管理顾问公司总经理周龙鸿说。 多做计划,避免天天救火 每天要做的事,可分成4种:急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫,不重要也不急迫。 多数人会先做「急迫又重要」的事,往往「重要但不急迫的事」会因为一直拖着没有做,有天突然变成「重要且急迫的事」。这时候,你就得赶去救火,要是没救到,就会出大麻烦。 「大部分的人很忙,是因为把应该拿来做计划的时间拿去做急迫的事,使做『重要但不急迫的事』的时间变成0。这会造成恶性循环:今天要救火是因为昨天重要的事情没做,今天重要的事又因为去救火不能做,所以明天又会着火,愈烧愈大,」周龙鸿说。 如果一开始就想省下计划(Plan),执行(Do)的时间或许会一样,但却要花很多时间检核(Check),最后甚至无法行动(Action)。这就是某些企画案只能用来交差了事,实际执行却漏洞百出的原因。想要简化工作,必须做好明智的时间管理,把大部分时间都拿来做「重要但不紧急的事」。 审慎评估,避免规画失焦 「做计划」并不是写出厚厚的一本报告,而是一个「事先规画」的概念。很多人一开始就直接写计划(他称之为「小P」),却没有经过评估(也就是「大P」),最后结果一定会失焦。 比如说,老板要你写一份企画案,你没有问清楚老板的目的,也没请教专家或资深同事的意见(跳过了大P),回去就开始埋头找数据(直接进入小P)。最后写出一本不符老板和客户需要的企画,只好来来回回修改,反而浪费更多时间。 万一,你一直都忙着处理「急迫又重要的事」,没时间做计划,可以采取的策略就是「速战速决」,省下一点时间思考。「你有没有想过,万一你又掉了一次钱包,该怎么办?」这是可以管理的从口袋里掏出皮夹,抽出一张折得四四方方的A4纸张,上面是他的驾照、身分证等重要文件的影印。掉过一次皮夹后,他学会把所有证件正本留在家里,只带一张有照片的健保卡做为证明之用。「『掉皮夹』就像一个项目,结案后要把特别的学习经验归档,这就是计划的功用!」 一般人之所以缺乏执行力,是因为没有高效率。建议用「大块时间法则」,把每天要做的事分成「容易的事」与「重要的事」,每天至少要有连续120分钟能专心做事,完全不受打扰。先用前30分钟完成「容易的事」(就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」),像是回e-mail。时间一到,不管有没有做完,就切到规画项目之类「重要的事」上,如果做得起劲,超过90分钟也无所谓。 每天下班前再「Check」,要是今天的「Do」有没有做好,再调整明天的「Action」。只要能贯彻用PDCA拆解每一件事,就能用最有效率的方式,达成工作与生活的终极目标。 如何用PDCA做人生与工作的时间管理? PDCA不只可用来做平日的工作排程,小到每天哪几个小时该做那件事,大到个人一生的目标规画,都可以套用在PDCA的架构下,帮你做出最理想的分配,善用人生的每分每秒! Step1:先拟定出自己的「人生目标」,并以此做为制定计划的准则,让每一个年度计划都能符合自己预期的最终人生目标。 Step2:在确认人生目标后,将关于「工作」与「人生」所有的「年度计划」列出来,并依照「重要性」「急迫性」及「成功机会」来给分数,最佳的给5分,最差的给1分。将3个分数相乘,分数最高者,为最优先执行的计划。 Step3:在确定该先执行哪些计划后,再将每个计划都用PDCA来加以拆解,规画出应做事项与工作内容。 Step4:在确定应做事项后,执行时,依照每周的进度或每天的体力分布状况,决定做事的时间。 Step5:最后,每件事都用「大块时间法则」来执行。如此,就能确实掌握每件事的重要性,将时间做出最有效率的安排。 黄力泓文选集
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