◎步骤1 准备工作的检核表 决定适当主题和活泼标题 选择简报的形式及对象 确认时间和场所等变数 齐备简报要使用的资料 ◎步骤2 简报的结构 开场 主体 举例说明 结尾 要不要幽默？ ◎步骤3 其他注意事项 练就生动有力的演说风格 让听众适度参与 安排问答时间的优缺点 应对问答时间的诀窍 流畅运用视觉辅助工具 熟练使用PowerPoint等简报软体 ＊要建构出能征服人心的简报，的确是一大挑战。其实只要在准备阶段做到有井井有条、结构分明，搞定一场简报最多只须24小时。 ＊成功的简报，结构都类似：1.开场，告诉听众今天要说些什麽；2.主体，陈述内容；3.结尾，複述刚刚简报的内容。上台之前想清楚表现的方式，然后尽可能快速准备妥当，这样就不致于白费功夫。 要整理出具有高度说服力的简报，是一项挑战，但如果在准备简报的过程中，能够做到有条有理而且结构分明，其实应该能够在24小时以内的时间裡搞定所有事情。所有能够征服人心的简报，往往都有类似下列的结构： ◎开场 强而有力的开场白，能够为简报打好基础、定好基调。开场白的主要诉求——也就是希望听众记住的金句。在整场简报中，要做到下列几件事： ?一次又一次讲述这个主要诉求，至少要重複5到6遍。不断重述，就能强化听众对主要诉求的印象。 ?再三强调金句。最好能够让听众在向朋友说明这场简报的内容时，用上这句主要诉求。 ◎主体 提出论据、数字、实例及说明——这些内容要能符合以下几点要求： ?支持主要诉求 ?自然导入行动呼吁 ?利用3项主要论述，每项论述包含3个能够支持诉求的要点或例证 理想上，这些素材应该要有充分的说服力，让听众完全接受你的想法。 每项论述的例证以3项为限——要记住，陈述简报主体的时候，也是听众最可能打瞌睡、涂鸦、把玩手中的PDA，或只是望着窗外发呆的时候。要扭转这种状况，每一项论述都得力道十足而且生动有趣。听众能吸收的资讯就只有那麽多，所以每项论述之下的例证都要以3项为限。超过3项，就会让听众很难判断哪些重要，哪些不重要。 巧妙衔接不同论述——为了让各个论述能够一个接一个顺利衔接下去，还必须给听众一些容易理解的转折。不必太费心去设想转折，通常只要简短的几句话就可以了。 ◎结尾 要漂亮结束简报，必须确实回顾自己希望听众记住的讯息，还要明白告诉听众自己希望他们怎麽做。如果能够在结尾时提出振奋人心的号召，就能热闹收场，不会有气无力。 下列5个步骤，可以为征服人心的简报，来个漂亮的结尾： 1.回顾主要论述 2.重申主要诉求 3.发出行动呼吁 4.再次连结到开场时的引子或焦点 5.最后，要感谢听众 提升沟通的方法－－透过中介角色增加沟通的润滑 曾经，有一位企业主管回来学校上课，和我聊起现在大学教育出来的年轻人，「为什麽才刚毕业的人，业界就用不动？」他的问题是，企业界认为大学毕业生不好用，很多实务的工作他们都不会，少数会说明的人尽是讲一些学校的理论，多数是要大小事情从头教起。 一般教育界对于企业界的类似抱怨，常常是嗤之以鼻，认为企业界误把大学机构当成高中教学，以为大学生在学校就是要学习技能。站在高等教育的立场，大学生的养成，重点在于学习「学习的能力」，透过教授们的导引，大学生因而跨进学习的乐园，窥见知识的殿堂。 业界需求和教育功能，存在认知的差距相当明显，两边都站在各自的立场说话。与其让问题持续发酵，倒不如试试我的方法：成立中间机构，发挥中介角色的功能，提高双方沟通的机会。以此为出发点，以下的3个情境都可以藉由中介角色的增加，传递不同的讯息，达到化解对立、提升沟通的效果： 1.产业界的职前训练单位 2.商管学院谘询委员会的业界代表 3.董事会增加异业背景的董事加入 不同的人、不同的场合，都可以发展出不同的沟通方法，一如谢林教授所言，沟通的意愿重要于其他的部分，基于个人诚意及专业能力所提出的一言、一行，全都是沟通的符号，就像我藉由本文的阐释，也是在和读者们沟通一介学者的看法。 「听众不会阅读简报，只会听取简报。书面资料是给人阅读的，而杰出的简报则是给人听的。简报是要听众在一段有限的时间裡听取内容，简报者必须在那段时间内有效传达诉求。」蓉达?雅布兰 强调诉求 要记住，要陈述的内容，才是简报中最重要的部分，不是写在PowerPoint投影片上的文字，投影片上的字绝对是愈少愈好。如果能够有节制地使用PowerPoint，只放上些许资讯，用PowerPoint来补充和强调自己要说明的内容，就更能说服听众接受自己的主要诉求。 简单来说，就是不要过分着迷于PowerPoint的花俏功能。没有人会按你使用了多少项PowerPoint的功能，来评定你的简报表现。你反而应该谨慎选用自己要使用的功能，尽量少用投影片，还要尽量让投影片简单明瞭。投影片应该是用来提供资讯和强调重点，不是用来让听众分心的。要克制自己，不要想把自己要传达的每个重点都做成PowerPoint投影片，反而应该让听众有时间听讲。