坚持原则，多退少补

采购员小严的性格是典型的完美型，做事细致认真、一丝不苟、精益求精。恰好小严的领导也是一位完美型性格，对小严的工作态度非常认可。在他们公司还有一位完美型的IT工程师，管理着ERP系统。小严对供应商的要求以“相当严格”著称，以百分之百的“零缺陷”的标准来执行合同的规定：合同规定三十天交货，正负差一天，那么在小严这晚两天就是要支付违约金；早两天则放在码头货仓，宁可让供应商付码头的滞纳金，小严绝对拒绝收货。供应商抱怨说：“合同虽然订的三十天，但船期不是每天都有，如果赶上这一趟船期则会提前几天到，而赶不上这一班船，则交期就晚了，大家都通融理解一下就过去了。但较真按合同办，是我们违约，也无话可说，但我们交滞纳金，小严的公司也得不到什么好处啊。”

另一个条款，就是数量问题，例如，订货100个，误差<±3。供应商送货时缺少的情况少一些，但大多数会多送一些。但小严会严格实行合同，多退少补，一点不留情面。供应商找到公司，希望手下留情，理由是物料返回的逆向物流的费用比较高。但IT工程师坚决支持小严的执着精神，他说系统里没有办法处理超出合同的多余来料，如果系统不能处理，则财务也无法对账，从而无法付款。还有些供应商认为多余物料价值不高，送给公司算了，小严也不接受，坚决要求供应商拉回去。

公司买煤是用卡车运过来的，但每次卡车送货的数量差异太大，装车的煤种、水份、灰份、车厢大小、路途状况的不同，使得到货每一次都有差别，但小严都要别人将多余部分拉走，气得煤贩子和开车的司机不打算同公司做生意了，好在公司有一位技术员，在工厂傍边找到另一家私营小业主，他接收了小严合同多余下来的煤，才让煤贩子消气。

但工艺工程师和现场工作的供应商管理工程师也有反映：小严的严格造成供应商供货的两个问题，一则是缺货增多，经过调查发现原因是：本来订单100个，但还是有一些风险和不合格率，所有供应商下料时会多下一些，但由于小严的严格要求，供应商下料的余量减少，当然不合格多一些，或运输途中破损增加，就造成缺货的发生。另一个问题是色差和偏差问题，每一次下料虽然都在误差之内，但都会有一些系统偏差，而因为小严不接受多余的料，供应商就把这批料放到下一批，不同批次的料混在一起，使得色差和系统误差都会加大，使得生产中调试的难度加大。

生产工程师提过多次意见：把供应商整惨了，自己也麻烦增大了，何苦呢？“送人玫瑰留有余香”，但小严都表示不能破坏规矩。

讨论：

1.        你赞同小严的做法吗？为什么？

2.        ERP系统允许接收多余物料吗？

3.        对于多余的物料如何处理，有几种方式？

4.        将煤转卖给别的雇主有问题吗？

5.        相对于不同的性格，什么样的性格适合于做采购？或者什么样的性格都可以做采购？

点评：

对于小严的做法主流的观点是不同意，对于交付时间，在过去有过两个案例，两个著名的公司，号称接受物料以分钟为计算，其中一个是丰田汽车，细分析下来，因为是它的生产线做JIT，要求供应商直接将物料送到生产线，如果早了，会堆积在生产线上，晚了引发断线停产。再往下追究，这些供应商大多分布在生产线五公里范围内，自然能做到，也是因为JIT的要求，必须让供应商做到。另外一个，就有点像八卦故事了，这也是一家世界非常著名的手机制造商，但是只是在中国厂的案例，它也同丰田一样，对供应商提出物料到厂时间正负不能超过2个小时，提前到的在门口等候，超过2个小时的按时间罚款。一时间，被当作佳话，在采购们中间流传，引起不少公司跃跃欲试，争相效仿。好在后来这家公司自己也坚持不下去了，这位采购主管不知去向，据说被调离的岗位。（这家公司的手机也退出了主流市场，当然这两件事情绝对没有任何的联系，这里也没有落井下石的意思）。

针对案例，做为分析，我们实施一项规则，一定要找到它对公司的利益所在，利人利己的事情应该大书特书；不影响别人而利己的事情做了无妨；碍于别人而利己的事情，平衡权重在考虑是否能做；害人不利己的事情就没有必要去做；害人害己的事情则应该坚决杜绝了。如果对供应商的这些要求只是为了满足自己性格偏好的欲望，或是满足采购自己工作的方便，或者满足内部流程的要求，而造成了内部生产的混乱，及供应商的麻烦，还最终引起成本的上升，就应该去改变这个流程。政府都在改变作风，为民服务，况且我们的采购，绝对不能把自己建成一座衙门。为生产服务，为使用者服务，以及为供应商服务，是采购的主要任务之一。采购要做好自己的服务角色。

许多采购反映，ERP系统或SAP及其他物料管理系统，对多于合同数量的物品是拒绝接受的。这基本是一个误导，物料系统中可以这样设置，也可以对设置接受多余物料，IT系统工程师可以定义设置的。因为设置而拒收，岂不是削足适履。

对于多余物品在签订合同时，可以有以下一些处理方式：

第一，如小严所做，多退少补。这主要用于价值高的商品，或者一次性购买，以后不会再次使用的商品，或者体积超大的产品，因为存储的原因也要求这种方式；

第二，完全相反，来多少收多少。这些对于初级原材料，及农产品的收购常用这种方法。例如。从海外购买铁矿石和大豆，几乎是根据船的装载量来定义采购量的，到港计量结算；

第三，折价接受。对于多余物品，按双方商议的折扣价处理，这对于双方都还是公平的做法；特别是对于采购方的存储需要一些费用的物品；

第四，留存递延。本次的账面接受、发票、付款等都按照合同数量，多余部分计入下一次订单结算；

第五 赠送。多余物品供应商不拿回去，也不收钱，送给采购方。这常用于低值易耗品。在操作中，要注意虽然是赠送，也在体现在物料系统中，而不能做为系统之外的留存，否则会引起数量上的混乱和物品的流失。

采购在与供应商商定合同时，应根据物料特性和使用状况选选择。

如果是通过企业间的正常渠道将煤转卖给别的雇主，是可以操作的。但如果像案例中所描述的那样，私下去找别的雇主则不是企业所能容忍的行为。采购在为本企业工作，就要忠于企业，所有的活动都要放在台面上，走正常的流程。而不能把个人行为混入企业活动，以免今后引起纠纷后，难于识别判断这是企业行为还是个人所为。

“什么样的性格适合于做采购员？”这个问题曾引起采购们的热烈讨论。绝大多数观点认为力量型性格的人更适合于做销售员。但什么样的性格适合于做采购员却有不同的观点：有些专家认为同样力量型性格的人更适合于做采购员，因为采购需要与销售打交道，同样需要有力；但也观点认为像小严这样的完美型性格的人更适合于做采购员。因为完美型性格的人做事仔细、专注，不易出错，考虑问题非常全面、周到。在现实社会上，应该能看到许多做的好的采购员都就具有这种特质。但也不能得出结论，指定什么样的性格可以做采购员。但采购确实需要有细致的耐心和事无巨细的认真作风。

小严对于“零缺陷”的理解有一些偏差，“零缺陷”不是要追求完美无缺，而是要求制定合理的标准，并严格按照标准执行不走样。所以首先要做的是：“什么是正确的”这一标准。求员工从一开始就本着严肃认真的态度把工作做得准确无误，在生产中从产品的质量、成本与消耗、交货期等方面的要求进行合理安排，而不是依靠事后的检验来纠正。