如何区分事业环境因素与组织过程资产

1   组织过程资产定义

1.1  PMBOK定义：执行组织所特有并使用的计划、流程、政策、程序和知识库。

1.2  对定义的解释：

1.2.1  参与项目的组织内部的、有利于项目成功的一切非强制使用（项目团队可以选择使用）的因素。

1.2.2  组织过程资产包括任何或全部与过程相关的资产，可来自任一或所有参与项目的组织，用于帮助项目成功，或者避免失败。

1.2.3  组织过程资产包括来自任何（或所有）项目参与组织的，可用于执行或治理项目的任何产物、实践或知识。

1.2.4  资产是能够在未来带来价值或效益的任何东西。

1.2.5  组织过程资产是组织中最重要的无形资产。

1.2.6  关于组织过程资产，PM要在项目规划与执行期间充分利用，项目团队成员通常有责任在项目全过程中对组织过程资产进行必要的更新和补充。

1.2.7  项目团队应主动利用组织过程资产，促使项目成功、远离失败。

2   组织过程资产分类：

2.1  主要包括：非强制性的计划、程序、政策、指南、模板、共享知识库。

2.2  流程与程序：组织用于执行项目工作的流程与程序，包括（但不限于）：

2.2.1  启动和规划

2.2.1.1 指南和标准，用于裁剪组织标准流程和程序以满足项目的特定要求；

2.2.1.2 特定的组织标准，例如政策（如人力资源政策、健康与安全政策、职业道德政策、项目管理政策）、产品和项目生命周期、质量政策与程序（如过程审计、改进目标、核对单、组织内使用的标准化的过程定义）；

2.2.1.3 模板（如风险登记册、工作分解结构、项目进度网络图及合同模板）。

2.2.2  执行和监控

2.2.2.1 变更控制程序，包括修改组织标准、政策、计划和程序（或任何项目文件）所须遵循的步骤，以及如何批准和确认变更；

2.2.2.2 财务控制程序（如定期报告、必需的费用与支付审查、会计编码及标准合同条款）；

2.2.2.3 问题与缺陷管理程序，包括对问题与缺陷的控制、识别与处理，以及对行动方案的跟踪；

2.2.2.4 组织对沟通的要求（如可用的沟通技术、许可的沟通媒介、记录保存政策及安全要求）；

2.2.2.5 确定工作优先顺序、批准工作与签发工作授权的程序；

2.2.2.6 风险控制程序，包括风险分类、风险描述模板、概率和影响定义，以及概率和影响矩阵；

2.2.2.7 标准化的指南、工作指示、建议书评价准则和绩效测量准则。

2.2.3  收尾

2.2.3.1 项目收尾指南或要求（如经验教训、项目终期审计、项目评价、产品确认和验收标准）。

2.3  共享知识库：组织用来存取信息的知识库。包含：经验教训、历史信息、历史数据（如风险数据和挣值数据）、历史文件等。

2.3.1  配置管理知识库，包括执行组织的所有标准、政策、程序和任何项目文件的各种版本与基准；

2.3.2   财务数据库，包括人工时、实际成本、预算和成本超支等方面的信息；

2.3.3   历史信息与经验教训知识库（如项目记录与文件、完整的项目收尾信息与文件、关于以往项目选择决策的结果及以往项目绩效的信息，以及从风险管理活动中获取的信息）；

2.3.4   问题与缺陷管理数据库，包括问题与缺陷的状态、控制信息、解决方案以及相关行动的结果；

2.3.5   过程测量数据库，用来收集与提供过程和产品的测量数据；

2.3.6   以往项目的项目档案（如范围、成本、进度与绩效测量基准，项目日历，项目进度网络图，风险登记册，风险应对计划和风险影响评价）。

3   事业环境因素定义

3.1  PMBOK定义：团队不能直接控制的，将对项目、项目集或项目组合产生影响、限制或指导作用的各种条件。

3.2  对于定义的解释：

3.2.1  一切客观存在的，项目经理无法选择也不能逃避的内外部因素。

3.2.2  面对事业环境因素，项目团队必须接受和适应，而不要试图改变。

3.2.3  围绕项目或能影响项目成败的任何内外部环境因素。这些因素来自任何或所有项目参与单位。

3.2.4  事业环境因素可能提高或限制项目管理的灵活性，并可能对项目结果产生积极或消极影响。

3.2.5  事业环境因素通常是项目不能直接影响，但会直接影响项目的那些因素，即便项目团队不想主动利用它们，但必须遵守其要求。

4   事业环境因素分类

4.1  从性质或类型上讲，事业环境因素是多种多样的。

4.2  主要包括：组织结构，组织文化，组织的硬件/软件设施，强制性的规定、标准、制度，项目所处的外部环境等。

4.3  事业环境因素包括（但不限于）：

4.3.1  组织文化、结构和治理；

4.3.2  设施和资源的地理分布；

4.3.3  政府或行业标准（如监管机构条例、行为准则、产品标准、质量标准和工艺标准）；

4.3.4  基础设施（如现有的设施和固定资产）；

4.3.5  现有人力资源状况（如人员在设计、开发、法律、合同和采购等方面的技能、素养与知识）；

4.3.6  人事管理制度（如人员招聘和留用指南、员工绩效评价与培训记录、奖励与加班政策，以及考勤制度）；

4.3.7  公司的工作授权系统；

4.3.8  市场条件；

4.3.9  干系人风险承受力；

4.3.10 政治氛围；

4.3.11 组织已有的沟通渠道；

4.3.12 商业数据库（如标准化的成本估算数据、行业风险研究资料和风险数据库）；

4.3.13 项目管理信息系统（如自动化工具，包括进度计划软件、配置管理系统、信息收集与发布系统或进入其他在线自动系统的网络界面）。

5   如何区分组织过程资产和事业环境因素

5.1  判定标准1：以来自组织的内部外部来区分：如果是组织外部的，肯定是事业环境因素；如果是组织内部的，则可以是组织过程资产，也可以是事业环境因素。

5.2  判定标准2：以项目经理是否可以选择：凡是可裁剪的、可选择的均为组织过程资产；即对于组织过程资产，项目经理可以选择用或不用。凡是不可选择的、只能适应的均为事业环境因素；即，事业环境因素是不容项目经理选择的。

5.3  判定标准3：以“系统”结尾的多为事业环境因素（比如：工作授权系统、项目管理信息系统）；以“程序”结尾的多为组织过程资产（比如：财务控制程序、变更控制程序、风险控制程序）。

5.4  事业环境因素和组织过程资产并非互相排斥，而是有一定交叉。如组织的项目管理表单模板：当仅供参考使用时其为组织过程资产，当需要严格按照模板编辑表单时其为事业环境因素。

6   项目管理对于事业环境因素和组织过程资产的要求

6.1  项目经理需要考虑组织过程资产和事业环境因素。即使它们在过程规范中没有被明确列为输入，也必须在每个过程中予以考虑。

6.2  组织过程资产为裁剪组织的过程提供指南和准则，以满足项目的特定要求。事业环境因素则可能限制项目管理的灵活性。

6.3  事业环境因素与组织过程资产是大多数规划过程的输入。

6.4  项目管理一般不会导致事业环境因素更新，PMBOK中建设项目团队和管理项目团队过程导致事业环境因素的更新，是特例。

江湖客PMP2013年10月31日于广州