但是,时间管理原理为什么在现实中依然很难“落地”呢?尤其是在员工中推行时间管理的时候。
有不少管理者很苦闷,每天都严格要求员工写工作计划,也尽量要求员工们做到“时间块”和“要事优先”。刚开始的时候,大家还都这么做,可是,慢慢就淡下来了,总觉得计划没有变化快。每每问到怎么回事的时候,答案都是一致的:
计划的东西基本没用,真正执行的时候,往往同事、领导就有事情,反正不知道哪里来的事情,都是些计划不出来的事情。做计划的时候,死活想不到,问他们也都说不上来,可是一旦计划写好了,真正做的时候,什么事就都来了。我们还是“乱”了,“时间块”对我们来说好像没有什么意义了。
非常痛苦,却又是非常普遍,非常现实。问题在哪?
第一个问题就是:传统沟通模式的实时性。就是说,在传统的沟通交流方式下,沟通的双方必须是实时的,必须同时关注于同一件事情,否则就不能形成沟通。
比如说,我们要找小张谈个事情,就得先看看小张现在有没有空,如果现在去找他,就一定会打断他手头正在做的事情。于是,他的“时间块”就必将被我们打散。对于他而言,我们就是个“突发”或者“意外”事件,这个事件就很容易破坏他的“时间块”。
反过来也是一样。我们的“时间块”基本上就是被这个传统沟通模式的实时性无情的给破坏掉了。这就是在现实中,时间管理很难“落地”的第一个核心原因。
还有第二个问题:组织内部时间信息的模糊和错位。这一点实际上是比较容易被我们重视和关注的。在组织中,那些影响原有计划的“突发”或“意外”事件有90%以上来自组织内部,主要是同事以及上下级之间产生的事件。而这些事件中有50%以上是由于彼此间计划本身的时间矛盾和错位。
虽然我们每个人都在计划和安排自己的“时间块”,可是,在一个组织里,有80%以上的事情是需要2人或多人共同协作才能完成的,但是,由于我们彼此在各自计划“时间块”时,没有做到充分的沟通,内部的时间信息透明度不高,使得我们彼此的“时间块”出现了冲突和错位。
比如,小张计划明天上午9:00到11:00完成某件事情,而完成这件事情需要得到小李的某些帮助,但是小李在明天上午同一时间安排了别的对他而言更为重要的事情,于是麻烦就来了。这样,小张的事情就成了小李的“突发”或“意外”事件,如此,小张的“时间块”受到了影响,小李的“时间块”也受到了影响。
这就是影响时间管理的第二个问题。
要想在现实中让时间管理原理真正“落地”,整个组织真正能够顺利的按照时间块执行,我们必须解决这两个现实的核心问题。显然这两个问题都是信息层次上的管理问题。
那么,如何解决?