高效时间管理训练第五天--陈锦华

嗨！有毅力的朋友们：

大家好！

今天已经是第五天了，也许你当时觉得一周很容易，也许你行动后有多次放弃的想法，但不管怎么样你都坚持到了今天，这是一个可喜的进步，鹤宁为你高兴。其实任何事情都是三个阶段：想起来容易、做起来难、做完后再看确实容易。很多人始终处在第一个阶段，他们对什么事情都夸夸其谈，唯一缺乏的就是行动；第二种人比第一种强很多，但总是没有毅力，容易放弃、容易找理由和借口告诉自己不行；只有坚持到最后的人才会成为第三种人，当你做完后再回头看看：确实很简单，而且收获很大。在此祝愿大家都能成为坚持到底的人。

自从第一天你亲自动手制订过一份时间计划后，我们已有好几天没进行实战演练了。在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。正如前一节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化度。

准备开始：

找出第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。

你也许会说，我只是想订一个如何应付下个月考试的计划，并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦，各段时间的计划则像大厦中的一间间房子，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。不愿思考整体计划有两个原因：一是一切都由别人代为设计妥当；二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑，就会发现有必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段：

20-30岁是由求知到收益的过渡；30-40岁是储备时期；40-50岁应正视现实，调整财务状况；50-60岁则应为退休做准备；60 岁以后是幸福的晚年。然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。进行时间管理也应如此。只不过划分阶段的标准是你的人生目标，而不用按着上面的样子机械地划分。尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么？你需要完成哪几件主要的事情？它们有期限吗？期限分别是什么时候？你现在的感受如何？等等。明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。

进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：

1. 我希望在这一年过去以后得到什么？
2. 除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？
3. 我必须做哪些事情？
4. 这些事情必须在什么时候完成？
5. 这一年中有哪几个关键的任务？
6. 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？
7. 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）
8. 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？
9. 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？
10. 对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。

下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意下面几点：

1. 首先安排固定项目

首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50 分钟休息10 分钟。

2. 根据你的生物钟安排时间

把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。

3．把较大的任务分割成易于控制的小块

当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。

4. 充分利用零碎时间

从时间表中"剪裁"大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。

5. 为每件事情设定明确的起止时间

这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。

6．留出充分的休息和娱乐时间

在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也脱离预定轨道。

7．留出机动时间，不要把所有的时间都填满

为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：

1．事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？

先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。

2．每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。

3．对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。

4．把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。

下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：

1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。

2. 从优先级最高的事物着手。

3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。

4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。

5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。

6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。

7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。

8. 学会委派别人做事。

9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。

10. 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。

11. 避免完美主义。记住80/20 定律。

12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。

13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。

14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。

15. 聚精会神地做手头的事情。

16. 处理重要事情时，使用大块的时间。

17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。

18. 文书工作争取只处理一次。

19. 在行动以前，彻底地思索整件工作。

20. 第一次就做好。

进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作，需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。工作时，要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈，要赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标，它能使你最大程度地发挥自己的作用，并在工作和个人生活之间保持平衡。

不要小看今天的课程，无论你多么聪明，这堂课都会带给你巨大的收获，因为，这是被无数成功者验证过的简单有效的方法，如果你真要去上现场课程，这几天的课程费用至少要用五位数来计算。并且，我个人认为这些课程的价值远远不至这些。今天我只想提醒大家：容易得到的东西或者知识，人是最不知道珍惜的！我只希望大家能够把这些知识精髓提炼给自己应用，虽然你没有付出什么，但是时间也是巨大的成本。加油！坚持到底，不断实践，你一定会成功。

陈锦华老師

知名華人演講家、暢銷書《心灵动力》作者

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