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陈锦华:高效时间管理训练第六天
2016-01-20 45939

嗨,热爱学习的朋友们:

大家好!

为了一个承诺,我抽出八天时间来在每天10:05分上传这份整理好的学习资料,也感谢朋友们一直以来对我的支持,还有两天了,两天后我的博文数量会有所减少,毕竟精力有限希望大家理解。我衷心希望每个人能够坚守承诺,这样我们这个社会的诚信体质才能更加健全,更加和谐,美好世界,从你我做起。好了,言归正传回到学习中来吧。

时间管理的主要内容我们已学得差不多了。在今天,我们将分小标题学习几项有用的知识。如果说,前面的工作是搭好了房子的框架,那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板,使房间变得更加宜人。

使用时间的模式:你到底是被时间拥有,还是拥有时间?

你是否了解自己?时间管理是帮助我们通过投资时间达到目标的技巧,因此,学习时间管理的第一步是了解你自己.你习惯怎样使用时间?要回答这个问题,仅凭感觉和记忆是不够的,必须依靠精确的记录。因为人们往往宽于律己严于律人,自己认为在工作,在别人眼里则完全不是。例如,有的脑功能衰退患者在求诊时,自称家中宽敞,每天可行走一万步以上,带上记步器进行记录后发现,实际每天只走了几百步。在时间管理上也一样,自己感觉工作了若干小时,实际上,也许大部分时间在打岔、走神、吃东西,真正工作的时间只有几十分钟。因此,需要详细地记录自己的活动情况,才能客观地了解自己使用时间的模式。

请你练习:记录你的模式准备合适的工具,如笔、空白时间表(最好以一刻钟或半小时为一刻)、计时器,详细记录自己的活动情况,坚持一周。如果全天记录有困难,可以分段记录,比如今天记录整个上午的情况,明天记录下午和晚上的情况,后天记录上午和中午的情况,等等,然后把它们综合起来。

记录中要包括以下几点:

活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成(或者:是否是计划安排的事情)、中途中断的次数、原因和长短。下面是一份记录的空白样表:

____________日星期__

项目地点效率自评计划中断说明

6:30

7:00

7:30

8:00

8:30

9:00

9:30

10:00

10:30

11:00

11:30

12:00

12:30

13:00

13:30

14:00

14:30

15:00

15:30

16:00

16:30

17:00

17:30

18:00

18:30

19:00

19:30

20:00

20:30

21:00

21:30

22:00

22:30

23:00

23:30

填定说明:

·   项目名称:这段时间所做事情的说明;

·   活动地点:进行活动的地点;

·   效率自评:对完成效率的自我评价,可以用ABC 123 为标记,如果效率有较大波动,则标出来,如A-B(由高效率变为中等效率),或1-3-2(由高效率变为低效率再变为中等效率)。

·   执行计划:用百分数表示计划的完成比例,100%表示完成这段时间应做的事情,50%表示只做完了一半,N/A 表示这件事是计划以外的事情。

·   中断说明:注明中途中断的次数、原因、持续时间。

·   你的时间的主人是谁?是家人?上司?电视?手表?你的胃?或者你的意志?

·   在你没有仔细规划自己的时间以前,你的时间是公共资源,任何人、任何事都可以随意占用,而你甚至没有感觉。不管是否得到合理使用,时间都在无可挽留地流入记忆之川。

·   请仔细地观察自己的时间使用模式,找出你的时间的控制者。

主动地拖延

我们总在学习克服拖延习惯的技巧,以便更好的利用时间。不过,在合适的时候,主动地进行拖延,也会对我们有益。当我们疲倦、沮丧或愤怒的时候,如果工作需要敏锐反应和清晰思考,中断工作比勉强自己继续进行的效果要好得多。如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作,最好把它暂时搁置起来,以等待条件成熟。当我们有更重要的事情要处理时,应该暂缓手头的工作,按轻重缓急的次序安排任务。

如果你准备采取某个行动以应付危机,却感觉很糟,那么最好也暂停下来,给自己更多的时间以进一步搜集信息,从多方面加以考虑,说不定会柳暗花明,发现一条新路。不过,不要以我正在进行主动地拖延为借口,逃避真正需要马上执行的事情。

谋杀时间的凶手

1.没有日程计划。

有没有日程计划,决定了你这一天是主动地生活,还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间,那么你对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕,谁来了都可以分上一块,你不控制自己的时间,别人就会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别人,或者信马由缰,虽然你在努力工作不断前进,却有可能走上了错误的方向,成天忙忙碌碌地做些没有意义的事情,不但浪费了时间,还浪费了精力。

2.生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成:健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天的时间均分给它们,但要保证每一项都得到充足的时间,维持生活的平衡。如果长期忽视某个部分,不对它投入时间,生活就会失衡,其他的各项将受干扰,致使我们无法取得成功。

3.桌面杂乱。研究表明,桌面杂乱的人平均每天要花一个半钟头找东西或因此走神。一个半钟头,听起来不可想象,但确实是这么多。这儿多花几分钟,那么多花几分钟,嘀嘀答答,就像漏水的水龙头的一样,积少成多,每天漏去大把时间。效率高的人,桌面和工作间一般是很整洁的,这样他们就给把精力集中到今天的工作重点上,不会被触目所及杂乱无章的东西分神,而且能很快找到所要的东西。

4.睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间通常一样,但睡眠的质量并不一致。白天压力过大,常使我们成晚睡不着。这会使人陷入恶性循环:精力不足,无法完成工作,压力加大,晚上睡不着,精力更加不足。要跳出这个循环,首先要规划好自己的时间,提高白天工作的效率,提高成就感,减轻压力;其次,要有意识地进行自我心理调适,缓解焦虑不安的心理。

5.不吃午饭。许多人不吃午饭,把午休时间用来工作,期望取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效率的,但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15 分钟的午饭和休息,也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想磨刀不误砍柴功这句老话就明白了。

时间的四个象限

我们每天所做的事情,可以分类归入四个象限:

1重要并且紧急:它们是危机任务

2重要但不紧急:它们是新的机遇

3紧急但不重要:它们是日常事务

4既不紧急又不重要:它们是杂乱琐事

你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多? 答案是第4 象限的杂乱琐事,因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3 象限,因为会响的轱辘有油喝,这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理12 象限的时间为代价,处理34 象限的事务,是一种变相的拖延。管理时间时,请确认你把重点放在12 象限上。你可以把要做的事情列出来,分门别类地划入四个象限,然后决定为它们花费多少时间。高效时间管理的秘密在于第2 象限。如果你把精力集中于第2象限,就能掌握时间的主动权,保持生活的平衡,减少未来可能出现的危机。

每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情,是保持领先的方法。通过这样做,你把宝贵的时间储存起来,在以后面临突发事件时,便能动用你的储蓄,在紧迫的时间压力面前应付自如。假设你有100 元钱,20 元买了冰淇淋,70 元存入了银行,还有10 元不小心丢失了。买冰淇淋的钱被消费掉了,存入银行的钱被储存起来,丢失的钱则白白损失了。

每天的时间和这100 元钱一样,有些时间被消费,你得到了享受,有些时间被储存,为今后节省了时间,有些时间则白白浪费。像对待钱一样认真地计划、总结时间的使用情况,合理地消费掉一部分,坚持储存一部分,减少浪费的时间,你会慢慢地变富裕,拥有丰富的人生。这些时间属于消费部分:吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……这些时间属于储存部分:思考、学习、记忆、计划……

这些时间属于浪费部分:无谓的等待、做不需要做的事、无聊的旅途……

计算你的时间成本你的每个小时价值多少?

首先,计算出你的时间的成本是多少。如果你受雇于人,把工资、奖金、办公室租金、设备租金、费用、行政支持等的成本加总,除以工作时间,求出每小时的成本。如果你自己工作,也可以按相似的方法求出每小时的成本。

得到这个数字后,加上一定的利润率,就得出为了维持平衡、你每小时应该创造出的价值。这也是你的时间应该获得的价值,如果低于这一数字,你的活动就只是在消耗,而没有创造。使时间增值有两层意思,一是使你获得更多自由时间,二是使每单位的时间能为你提供更多回报。

例如,你完成某件工作,每次需要10 小时的时间,花5 小时学会一种新方法以后,每次完成相同的工作只需要7 小时时间,那么,学习新方法的那5 个小时使你的时间得到了增值。再如,当每小时只能赚10 元钱的时候,每个月要赚1000 元的话,每天必须工作5 小时。每小时能赚100 元时,每天只需工作半小时就能维持每月1000 元的收入,从而获得更多自由时间。

无疑,时间增值能使你有更多自由时间、享受更加丰富的生活。不过,努力使时间增值时,要明确自己的目标是丰富人生,避免把增值手段当成终极目标,否则,反而会成为这些手段的奴隶,例如,当初赚钱是为了获得更大自由,赚到钱后,钱反而成了负担,成天忧心如何使钱生钱,时间在其间飞逝无踪。

每天多出一小时

每天为自己创造出额外的一小时——早起床一小时。这种创造时间的方法异常简单,同时相当有效。如果每天早起一小时,一年就可以创造出额外的10 个星期!如果你是一个雇员,不论你的工资有多少,都只是在为他人创造财富。即使你的工作创造了巨大的利润,也只能分得其中的一小部分。如果你使用这10 个星期,为自己工作,则能得到大部分收益。第一次早起可能会不习惯,不过,随着次数的增多,早起会越来越容易。你的身体会逐渐适应新的节律。

怎么样?坚持到今天,你的毅力和执行力都有了很高的提升,及时这几天你没有学会任何时间管理的技巧,但你也进步了,因为你的坚持证明了自己的毅力。渴望的程度是你成功的唯一制约!只要你对美好生活有很强烈的渴望,你的行为一定会言出必行。祝你早日实现人生梦想,再一次为你的坚持感动,加油!

 

陈锦华老師

知名華人演講家、暢銷書《心灵动力》作者

博客:https://blog.sina.com.cn/chenjinhua01

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