第1章  总则

第1条  目的。

为降低公司销售回款风险，加速资金回笼效率，特制定本制度。

第2条  适用范围。

本办法适用于公司销售回款风险防范工作。

第3条  人员职责。

1．销售部负责客户资质审核、合同控制以及回款催缴。

2．财务部负责回款计划的制订以及相关账务处理工作。

3．公司法务人员负责提供相应的法律支持。

第4条  回款风险控制原则。

1．实事求是，公平合理。

2．资格预审，合同约束。

3．规范执行，严惩舞弊。

第2章  合同约束

第5条  资质审查。

为降低回款风险，销售人员应在合同签订前对客户资质进行审查，审查内容如下。

1．Who，包括人员素质，销售业绩，社会关系。

2．Where，包括公司地理位置，物流配送情况。

3．When，从事本行业的时间，双方合作记录。

4．What，信用档案、资金情况以及业内口碑。

5．Why，关键点，双方合作动机和合作前景。

第6条  客户评级。

销售部根据资质审查结果对客户进行等级评定，以优劣为序分为A～E五级，实行分级管理制度。

第7条  条款约束。

销售部合同起草负责人应根据客户级别以及历史合作记录，对货款交付等条款进行明确，以具有法律效应的文书作为解决回款的根本依据。具体如下表所示。

客户分级回款条件表

第8条  合同签订。

双方签订合同时，销售人员须对销售合同各项条款逐一审查核对，确认交易条件、结款时间，确认无误后报销售部经理审核，审核通过后由经办人签名加盖合同专用章或公司公章方可生效。

第3章  发货控制

第9条  发货查询，货款跟踪。

1．每次发货前发货人员必须与销售合同进行核对。

2．销售部在销售货物后，应立即启动监控程序，对不同等级的客户实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意与客户保持良好的沟通联系。

第10条  回款记录，账龄分析。

1．财务部须实行定期对账制度，每隔一个月或一个季度必须与客户核对一次账目，确保产品销售和货款回收的连续性，避免造成账目混乱互相推诿、责任不清的情况。

2．财务部应详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差，财务人员须熟悉内容、谨慎管理。

（1）产品结构为多品种、多规格。

（2）产品出现平调、退货、换货。

（3）产品回款期限不同，或同种产品回款期限不同。

（4）客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款。

第4章  款项追收

第11条  回款计划。

财务部负责编制《回款计划表》，由销售部指定专人负责回款追收工作，每隔3~4天催收1次，并作好日常催收台账记录。《回款计划表》如下表所示。

回款计划表

编号：                                                             日期：

制表人：                                                          审核：

第12条  电话沟通。

1．销售人员要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息，并分析客户拖款征兆。

2．货款回收期限前一周，销售人员需电话通知客户，预知其结款日期，并告知将在结款日按时前往拜访。

3．对于发生款项拖欠的客户，销售人员要求客户须在2个工作日内提供拖欠款项事由以及相关证明。

第13条  实地走访。

1．销售人员要定期探访客户，客户到期付款，到期应按约定方式进行收款。

2．遇到客户拖欠款项风险时，销售人员须采取风险预警、时时、层层上报制，在充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由销售主管和销售经理等参与分析，及时对货款追收问题给予指导和协助。

第14条  追收实施。

1．文件准备

销售人员在实行货款追行工作前，须检查被拖欠款项的销售文件是否齐备。

2．设定期限

销售人员应对拖欠货款的客户设立最后期限，并要求客户了解最后的期限以及拖欠的后果。

3．发送文件

公司采用三级货款催收机制，根据货款催收情况不同建立三种不同程度的追讨文件，即预告、警告和律师函，并视情况及时发出。

第5章  附则

第15条  本制度由销售部负责起草，由财务部审核。

第16条  本制度经公司总经理审核后自发布之日起实施。

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