第1章  总则

第1条  目的

为加强物资采购管理，明确采购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，提高采购效率，特制定本制度。

第2条  适用范围

本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业，包括原材料、设备、办公用品等。

第3条  公司执行采购各相关部门及岗位责任制

1．采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。

2．物资需求部门填制物资需求单，经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。

3．质检部负责采购物资的质量检验，出具验收报告等工作。

4．仓储部协助开展物资验收工作，办理物资入库手续及进行物资登记与保管。

5．财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作业并做相关账务处理。

第4条  采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。

1．请购与审批岗位分离。

2．供应商选择与审批岗位分离。

3．采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。

4．采购、验收与记录岗位分离。

5．付款申请、审批与执行岗位分离。

第2章  采购申请审批

第5条  年度采购计划的制订与审批

1．各部门必须在每年12月底之前做好采购部下发的第二年度物资计划申请表填报工作。

2．在填报第二年度物资计划申请表时，各部门应根据公司下达的年度工作任务情况制订出全年运营发展所需的物资用量计划，确保本部门计划符合运营和发展的需要。

3．各部门物资需求计划经部门经理审核签字后提交采购部。

4．采购部汇总和审定各部门的年度需求，编制年度采购计划，提交主管副总进行审核。

5．年度采购计划经主管副总审批通过后，采购部将其作为最终采购计划反馈至相关部门。

第6条  月度采购计划的制订与审批

1．各物资使用部门于每月25日前根据次月工作计划填写《物资需求单》，由部门经理签字后交采购部。

2．仓储部相关人员根据库存情况向采购部提供相关存货数据，并提供相关物资的采购预警。

3．采购部汇总各部门的《物资需求单》并根据库存对其进行修正后，编制《月度采购申请计划》（如下表所示）报相关权限范围内的领导审批。

月度采购申请计划

编号：                                                                     年     月     日

4．审批工作在每月28日前完成。

5．采购人员根据审批结果实施采购。

6．采购部及时将各部门未列入公司采购计划的项目反馈到各部门。

第7条  采购相关人员需严格执行采购申请审批权限规定（如下表所示）。

采购申请审批权限规定

第8条  审批工作原则

1．采购申请按权限规定，逐级审批，总经理行使最后审批权。

2．审批内容主要是确定是否应采购、按什么标准采购以及采购的数量、质量。

3．审批的经济性原则是指在满足公司生产经营需求的前提下最大限度地减少开支。

第9条  对预算外请购单的审批，除执行以上审批手续外，一律报总经理审批。

第10条  采购计划增补审批程序

1．相关部门经理审批《增补需求计划申请表》，将《增补需求计划申请表》递送采购部。

2．采购部接到相关部门报送的《增补需求计划申请表》后一个工作日内编制月度增补采购计划。

3．采购部经理半个工作日内审批月度增补采购计划。

4．主管副总一个工作日内审批采购部经理审批同意的非生产类和5万元以上的生产类月度增补采购计划。

5．采购部将采购部经理或主管副总审批同意的月度增补采购计划报财务部。

6．财务部经理根据资金状况，针对月度增补采购计划签署部门意见，半个工作日内将5万元以内的生产类增补计划直接反馈给采购部门，非生产类的和采购金额超5万元的生产类增补计划由主管财务的副总在半个工作日内审批。

7．将主管财务副总同意后的月度增补采购计划反馈给采购部，采购部去除价格因素抄送需求部门。

第11条  撤销请购的审批流程

1．原请购部门通知采购部门停止采购，同时于《物资需求单》的第一、二联加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。

2．若未执行采购，则采购部于原请购单上加盖“撤销”章后，转原请购部。

3．若已签订采购合同且请购单已送仓储部待办收料，采购部应通知撤销部门，并由仓储部据此将请购单退回原请购部门。

第12条  紧急采购的审批程序

1．请购部门填写《紧急采购申请审批单》（如下表所示），注明需采购物资的基本信息，如名称、规格、型号、底价、建议价格等，同时详细说明紧急采购的原因，经部门经理签字后，交公司领导审批。

紧急采购申请审批单

申请部门：                     申请人：                           申请日期：

2．紧急采购的物资价值在5 000（含）元以下的，请购部门需报采购总监审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。

3．紧急采购的物资价值在5 000元以上的，请购部门需报公司总经理审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。

4．特殊情况下，请购部门可直接请示公司总经理，在紧急采购后补办相关审批手续。

5．对于一些低值易耗生产物资的紧急采购，允许由采购部经理直接审批先行采购，再补充相关手续与文件。

第3章  采购合同审批

第13条  合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下。

1．公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

2．法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

3．主管副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

4．总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。

5．采购部经理在审查后签字认可合同文本。

6．采购部根据总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理授权的相关人员正式签署合同。

第14条  公司根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订合同，零星物资根据财务部、设备部、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订合同。

第15条  采购签约权限规定

1．公司采购部经理有权签署采购标的额在5 000元以下的采购合同。

2．公司主管副总有权签署合同标的额在5 000～10 000元的采购合同。

3．合同标的额在20 000元以上的采购合同需由公司总经理签署。

4．公司直属分支机构和分公司采购合同在公司总经理的授权范围内签署。

第4章  采购验收审批

第16条  质检人员根据公司的检验程序执行抽检、判定，根据检验结果填写检验报告，经采购部、仓储部、质检部会签后报相关领导审批，其审批权限与采购签约的权限规定相同。

第17条  若采购物资规格、数量或质量与采购订单或合同有差异，采购部需及时与供应商联系，协商解决办法，并报主管副总或公司总经理审批。

第18条  特采申请与审批程序规定

1．经质检部负责人确认为不合格物资后，采购部根据生产经营需求决定是否申请特采，使用部门也可根据生产经营情况提出特采申请。

2．申请特采时，必须详细填写《特采作业申请书》，写明不合格原因及特采原因。

3．由采购部召集技术部、质检部、使用部门相关负责人召开会审会议，针对不合格原因、采购合同、技术工艺进行分析并得出结论，与会人员签署是否同意特采申请的处理意见。

4．会审意见呈交采购总监、公司总经理进行审核并签署最后意见。

第5章  附则

第19条  本制度由总经理批准后执行、修改或废止。

第20条  本制度实施后，凡既有的类似规定自行终止，与本制度相抵触的，以本制度为准，与国家有关规定相抵触的，以国家有关规定为准。