然而由于各种不确定因素的存在，团队组员的离职、休假却又十分普遍，老组员往往不可能将工作的具体化细节交代清楚，别说是五年、十年的老员工，就算是在职一年的新员工，也不可能事无巨细、手把手地将工作详尽地给新员工阐释清楚，所以一旦新员工上手工作，就会无所适从，陷入棘手的尴尬境地。

举个销售管理团队的例子，A君一直在负责客户的售后维护，客户跟踪调查等工作，已经跟踪近5年，对新老客户的详细情况都了如指掌。然而由于家庭的原因不得不回老家发展，所以A君的工作就要由新任的B君接替。可是，在短短的半个月里（A君离职之前），B君怎能将所有的客户信息如同A君那样了如指掌呢？大部分的客户资料并没有进行详细的记载，只有通讯录和客户售后服务的列表，B君就会感到工作压力很大，对日常的工作十分挠头，因而肯定会影响整个团队的进度。

如何才能保证新老员工的交接不影响整个团队的整体进度？或者将损失减少到最小？那么就要在管理流程上下功夫——即注重组员的日常任务报告管理。

如果组员将每日的工作报告都详细的记录，并系统化地进行汇报，那么无论员工离职与否，其工作的历史记录依然存在，就完全不影响新老员工的交替工作。

团队管理软件中每个组员只需填写日常的工作报告，即可留下每个人详细的工作业绩，便于日后的查询和工作上的交接。新员工只需查看老员工的任务报告，或者工作的周总结、月总结、年总结，即可在最短的时间内对工作了如指掌，以最快的速度融入到团队协作当中。

另外，通讯录中，除了可以记录客户的基本信息，还可以添加评论和附件，将客户的详细信息，包括进行的销售、售后、维护、客户的性格特点、相关事项等等都可以添加进去，这样才算总结一份完整的客户资料，那么就可以完全避免B君的遭遇和尴尬。