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刘小明:现场主管的时间管理

2016-01-20 58972

一个生产管理者需要进行时间管理。按重要程度和紧急程度，首先抓住既重要又紧急的事；第二是抓住非常重要，但是不紧急的事；第三才是处理紧急却不重要的事；第四是不重要且不紧急的事情，基本可以不干。而第三个紧急但不重要的事也可以委托别人干。一个主管如果能够做好时间管理，那么这个领导就能够充分利用时间，自己也不必事必躬亲地去劳碌奔忙了。时间管理的分类如表2-2所示：

　　表2-2生产管理者时间管理表

第一象限（重要又紧急）	第二象限（重要不紧急）
不断接听的重要电话突然来访的重要客人参加指定的重要会议突然发生的故障处理重大事故	制定工作计划和规划纠正和预防措施的实施处理顾客投诉继续学习，提高自身素质指导下属提高工作能力
第三象限（紧急不重要）	第四象限（不重要又不紧急）
需要临时解决的一般问题处理一般信件或报告参加一般工作会议文件的清理和归档符合别人期望的事	忙碌烦琐的事广告函件朋友电话闲聊闲坐逃避性活动

　　◎紧急并且重要的任务：它们是危机任务。这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。

　　◎重要但不紧急的任务：它们是新的机遇。它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。

　　◎紧急但不重要的任务：它们是日常事务。这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。

　　◎既不紧急又不重要的任务：它们是杂乱琐事。你真的需要做这些事情吗？

　　高效时间管理的秘密在于第2象限。如果你把精力集中于第2象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机。象星星集团的叶总裁就是一个潇洒的领导，他可以连续几个月不在公司，而公司的运转一切正常。

　　总之，每个管理者应该首先做第一种，其次是第二种，第四种可以不做，对于第三种，不得不做，或分权去做。如果倒过来，就本末倒置了。

　　如何作好时间管理？在有限的时间内，如何更好地利用它，也是有学问的，有效的时间利用法是：

　　◎集中使用法。就是集中主要的时间用于从事主要的学习任务，例如集中一段时间去调研、进修，集中一段时间去写文章。在一天之中，也要集中最多和最佳的时间去做最重要的事情，而不要把整段时间干杂事。

　　◎细水长流法。就是把每天零零星星的时间都充分利用起来，长期坚持，就积少成多，可以完成一件大事。例如每天利用上下班乘车的时间听广播或学外语，利用茶余饭后看报纸、杂志或电视，久而久之，就可大见成效。

　　◎网络计划法。就是把很多要办的事情通过网络计划的并联和串联，使所用时间最少，办事效率最高。例如，一边乘车，一边吃早点，一边听广播，又例如，外出取牛奶，连倒垃圾带发信买菜，同一次串联办了三、四件事，大大节省了时间。

　　◎排除干扰法。当自己正按计划进行工作时，常常会出现各种意外的干扰，如不速之客登门拜访，一个下级突然闯进办公室诉说自己的苦衷。当自己正专心致志地学习或写文章时，突然电话一个接一个地打来。对于这些干扰，要采取措施排除。例如在门口贴一个纸条，说明请勿打扰，或事先请人代接电话，除非急事，一律以后回话。

　　◎决不负债法。坚持当日事当日毕，不要拖拉。凡事赶前不赶后，不要负债。因为时间的债务是无法偿还的。

　　◎先进手段代用法。为了省时间，能发信息的不打电话，能打电话办的事情，就不要走路去办，能发文件的事就不要开会。

　　◎交叉利用法。长时间进行单一内容的各种或学习，就容易产生疲劳，因此在脑力劳动后，要做些体力劳动来调节，例如先看书或写作，休息时再修剪花卉或清扫房间，一举两得。即便都是脑力劳动，也要适当更换内容，例如学校上课的课表，也不是单课独进，而是几门课交叉进行，这样的效果会更好些。这也是使用时间的卫生学。

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