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时间管理专家、职业化导师
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卢绪文:《世界经理人》杂志10月刊报道卢绪文老师谈组织时间管理
2016-01-20 38620

鉴于卢绪文老师在时间管理领域的影响力,《世界经理人》副主编亲自采访“如何管理组织时间”,文章已发表在《世界经理人》杂志10月刊。

采访文章摘录

如何卓有成效地管理组织的时间

洞察个人时间管理和组织时间管理的异同,以组织文化和领导力促进时间资源的配置和利用。

时间的稀缺性对于当今的企业组织和领导者来说,正在变得越来越严重。著名咨询公司麦肯锡(McKinsey & Company)最近所做的调查结果显示,全球几乎近一半的企业高管说,他们没有在公司的战略优先任务上花费足够的时间。可见,时间的问题已经成为公司层面的、而不仅仅是员工个人所遭遇的严峻挑战。

  在当今的经营环境和管理挑战中,个人的时间管理更重要,还是组织的时间管理更重要?如何有效地管理组织的时间资源?联合国工业发展组织认证管理培训师、组织效能及时间管理专家卢绪文等专家,应本刊之约分享其丰富经验和专业见解。

时间管理是组织的优先任务

  问题:从当今企业的经营环境和管理挑战来看,你觉得时间管理首先是企业组织的还是员工个人的优先任务?

卢绪文:从影响时间管理的经营环境来说,我们知道现在流行一句话,叫“从大鱼吃小鱼,到快鱼吃慢鱼”,所以企业需要更快的市场反应和行动。

  在管理挑战方面,从劳动力成本的上升,维权意识的增强,到80 后90 后成为劳动力的主体,这些变化要求过去基于低成本优势、人口红利、加班加点等优势的模式必须转型。

  从这些方面来讲,不管是组织,还是个人,都需要时间管理,但是我更强调它应该是企业组织的优先任务。

 

问题:把时间管理作为企业组织而非员工个人的优先任务,对企业来说具有哪些意义?

  卢绪文: 我想从两个方面来回答这个问题。一是从更高的角度来提升效率和效益。不管是组织还是个人,不管是高管还是基层,都需要时间管理,但是组织和高管的影响面更大一些。举例来说,即使个体的员工很懂得时间管理,他的效率很高,也可能受到组织或者直接上级的干扰,就是他不能不服从。

  如果组织层面上进行时间管理,就能够更大范围的统一思想,提升效率,效率最终转化为效益和利润。海尔的日清制度,就是以一种制度的形式来固化组织时间管理。

  二是适当地解放包括老板和高管在内的所有员工。一个仅仅知道敬业、加班的员工,未必是有效的员工,他可能苦劳疲劳挺多,但是功劳很少。一个工作成绩突出却在健康和家庭上出现问题的管理者,也不是一个成功的管理者。通过组织的时间管理,就能够充分地调动组织的时间资源,合理调配所有人之间的时间资源,来提升工作的绩效,平衡每个人的工作和生活。

 

问题:比较组织的时间管理与个人的时间管理,你认为这两者有哪些异同?

卢绪文:两者相同的一点就是都涉及到人的时间管理,因为组织是由人组成的,它的流程都通过人去实施。

  两者有一些不同,比如说对象的不同,除了人的时间管理,组织的时间管理还涉及到物或者工具的管理等等。又比如,组织时间管理的复杂程度更高。

 

用组织手段管好时间资源    

  问题:领导者的时间管理攸关企业组织的前途命运,你觉得从组织的层面来看,如何管理好领导者的时间?

  卢绪文:首先,企业组织要给领导者提供时间管理的培训,让他们懂得知时,惜时,守时,用时,做好时间管理的榜样。他们是领导者,其言行会影响其他人。    

  其次,提醒领导者把最多的时间投入到重要而不紧急的事情上。时间管理上有一个重要的原理就是紧急重要四象限,也叫做艾森豪威尔原理。事实上,大多数人把很多时间花费在紧急而不重要的事情上。在这方面一个正面的典型就是王石,他在时间管理方面有独到之处、成功之处。就像他的朋友冯仑评价的:王石最有眼光和与众不同的地方是,当别人忙着做那些紧急的事情的时候,他做了那些看上去重要却不紧急的事情,比如说企业制度的规范,人力资源的建设,经营理念的设定,所以他能够去爬山,能够去美国留学。

  第三,帮助领导者做好决策。这些年来企业十分重视员工的执行力,但是我想强调要从组织和管理者的角度看执行力。一个企业就像一条龙,龙头摆一厘米,龙尾可能几百公里上千公里就摆出去了。员工的执行力再强再好,如果作为龙头的管理者决策都错了,什么效率效益就都会泡汤。决策要慎重,避免“四拍型决策”,拍脑袋决策,拍胸脯保证,拍大腿后悔,拍屁股走人。

  第四,帮助领导者把工作安排到位。领导者对工作安排不到位,实际上就是对时间的极大浪费。

  第五,分工,授权,协助。分工是指高层领导之间要有合理的分工,就是你负责哪一块,我负责哪一块,不要相互交叉,不要相互意见老不一致,意见老不一致的话有什么效率可言呢?授权是管理者的一项基本技能,不肯授权的话,自己累死累活也处理不好许多事情。同时,领导者要发挥秘书、助理的协助作用。

 

问题:除了管理领导者的时间,组织时间的管理还有哪些领域或方面?从组织的角度,如何管理好这些领域或方面的时间?

卢绪文: 要科学地设计组织结构。从根本上看,有很多问题源于部门划分不合理或者岗位职责不清。比如说,一样的或者一类的工作任务会分给很多部门,这样就会造成协调时间的延长。比如说,一个客服分成两个或者三个部门。比如说,岗位职责不明确,就连内部人都搞不清楚这件事情应该由谁负责,肯定会耽误时间。

  要从流程和文化方面来完善时间管理。流程方面,能简化的就要简化。企业文化方面要注意克服官僚主义。

  要提升管理的标准化和员工的职业化。以办公软件为例,如果有的员工喜欢用这个版本,有的员工喜欢用那个版本,那么不同版本制作出来的文档可能会不兼容,造成时间的浪费。员工职业化直接影响效率。比如职业态度,有很多效率低的员工,不是他们的执行力不行,而是他们的积极性受到了影响。组织仅仅是要求员工要敬业要努力,无助于从根本上解决问题。

   

    附1:采访稿(网站版)链接

https://www.ceconline.com/leadership/ma/8800068421/3aaf93cf01/?from=RSS

 

附2:《世界经理人》简介

《世界经理人》杂志、网站和电子杂志由拥有逾40年历史的著名B2B媒体公司环球资源(NASDAQ-GS:GSOL )出版,以满足中国高级经理人对卓越管理实践的紧迫需求,帮助中国企业在全球化进程中取得成功。目前,「世界经理人」已发展成集合杂志、网站及高规格活动的平台,为中国高级经理人搭建全方位管理资讯,并帮助广告商参与影响中国商务精英决策的全过程。经国际发行认证机构 BPA 最新审核,《世界经理人》杂志每期拥有 352,219 名合资格读者,读者中 79% 位居企业决策高层。

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