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姜燕芬:如何从无到有创建团队?高效团队建设秘诀之三
2016-01-20 46123

刘易斯·卡罗尔著的《爱丽丝漫游奇境记》中有这样一段对白:

爱丽丝问:“请你告诉我,我该走哪条路?”

“那要看你想去哪里?”猫说。

“去哪儿无所谓。”爱丽丝说。

“那么走哪条路也就无所谓了。”猫说。

这里讲的是人要有明确的目标,当一个人没有明确的目标的时候,别人也无法帮到你!

同样的道理,一个团队更要有目标,有了目标才会有绩效的达成。当年毛主席在三湾改编,虽然当时连连打败仗,被国民党围追围剿,5000人的部队只余下不到1000人,700多条枪,士气很低落,士兵成分复杂,频频逃跑。但是为了创建一支军纪严明,战争力强的红军队伍,毛主席毅然力排众议,彻夜做大家的工作,最后在天亮时分确定了队伍改编的总体思路和布署。有了这个目标,早上天亮起来开会宣布整编部队,把原来的工农革命军第一军第一师缩编为一个团;提出了“将党组织建立在连上”,设立党代表制度,排有党小组,班有党员;营、团以上有党委,全军由毛泽东领导前委,从而确立了党指挥枪的原则。同时,确立连队建立“士兵委员会”的民主制度,实行官兵平等,经济公平,破除旧军雇佣关系。这就是为了创建一支“军纪严明,战争力强”的红军队伍的目标所做出的分工。

所以,当我们创建一个团队或者说接手管理一个部门,首先要问自已,我们这个团队为什么存在?客户对我们的期望是什么?我们要承担什么职责?要完成什么的任务?能够回答这几个问题,团队的目标就出来了,但是确定目标的过程中,最重要的是和团队成员一起讨论、修整、固化目标。也就是我们上篇中所讲的信息共享,信任与支持。

   所以制定目标,我们要把握住四个要素:明确目标,参与决策;规定期限:反馈绩效。一明确目标,要求团队管理者要尽可能将目标转化为可以衡量的量化的目标。二参与决策,很显然,目标不是上级直接分配给下属,让下属无条件接受的一个现实,而是下属和上级共同讨论确定的,如果下属参与到这个过程中来,他的积极性才会调动出来,他有参与感,目标的实现才会有足够的自我激励的动力,如果忽略了下属,成了管理者的“一言堂”,估计这个目标100%得泡汤,就是不泡汤,也得把负责人累坏。所以说,管理就是引导员工不断地进行自我激励的过程,如果管理只是一味地通过强制性的权力手段让员工承受外部的强压式的激励,那会起反作用。三规定期限,每一个目标都要有确定的完成时间,这个时间点是我们下面讲的检查和控制的重要节点,没有时间约束,目标会变成一场可以扯来扯去的游戏,会带来团队的整体懈怠以及对今后计划的无所谓。四反馈绩效,作为一个团队,要时时关注绩效的完成情况,并及时地反馈给团队的每一位成员,也就是说团队成员既在抬头看天,也要埋头拉车,知道自已离目标的还有多远,让大家继续保持一致的步伐,特别是对于高成就需要的员工,他们希望把事情做得更好,及时反馈绩效进展,会让他们更加努力地达成目标,所以管理者,要学会引导成员的需要,本身我们手中掌握的资源有限,不可能满足员工的所有需要,但是引导员工的成就需要,引导员工进行自我激励,花的成本低但得到的回报却大。

曾经,法国一报纸进行有奖智力竞赛,题为:如果卢浮宫失火,情况紧急,只允许抢救一幅画,你会抢救哪一幅?结果在成千上万答案中,著名作家贝尔纳的答案获得奖金。他的回答是:我抢离出口最近的那幅画。这个故事说明了目标制定是有方法和原则的,那接下来给大家一个工具,如何评价一个目标是否足够量化?建立SMART目标,我曾经负责一个公司的人力资源管理,当时招聘是我们的一项重要工作,由于集团产业布局及新业务的拓展,为了顺利保证一个新上项目的开工,我们有这样一项任务,在3个月内招聘2000名技术工人,并且通过岗前培训,确保上岗后流失率控制在10%以内。这就是一个很有挑战的目标,首先这个目标很明确,即SPECIFIC;二是目标可以衡量的,有具体的量化数据,三是可以达到的,事前我们招聘团队经过充分地讨论认为通过我们前期布局的渠道和去年的招聘信息积累是可以完成这项任务的;四是可实现的,这个目标与我们人力资源部门的年度工作目标,与公司的年度经营计划是一致的,它是可行的,五是时间点明确。因此,团队的管理者在制定目标时,要学会专业的方法和工具来指导你的具体工作,让它在事实上能够实现。

    目标的确定是计划管理的核心。上篇中我们谈到了管理的五大职能:计划——组织——领导——控制——协调。很多人认为计划就是做工作计划,做好了报上去即可,其实这是对计划错误的理解。计划的核心就是目标管理,但是计划管理的对象不是目标,是实现目标需要的资源,一个好的计划管理一定是确保目标与资源的关系达到最佳的匹配。在实现一个目标的过程中,需要资源的获取,从人力资源、时间、信息、设施、资金,这些资源的获取和配置决定了目标能不能完成,能不能在最快的时间内漂亮地实现。可是在计划的管理环节,高效团队管理者要具备的思维导向明显区别于平庸者,为什么?看看下面的故事。

有个人经过一个建筑工地,问那里的石匠们在干什么?三个石匠有三个不同的回答:

第一个石匠回答:“我在做养家糊口的事。”

第二个石匠回答:“我在做最好的石匠活。”

第三个石匠回答:“我正在建造一座大教堂。”

三个石匠的回答给出了三种不同的目标,第一个石匠说自己做石匠是为了养家糊口,这是短期目标导向的人,只考虑自己的生理需求,没有大的抱负;第二个石匠说自己做石匠是为了成为全国最出色的匠人,这是职能思维导向的人,做工作时考虑到本职工作,只考虑自己要成为什么样的人,很少考虑组织的要求;而第三个石匠的回答说出了目标的真谛,这是经营思维导向的人,这些人思考目标的时候会把自己的工作和组织的目标关联,从组织价值的角度看待自己的发展,这样的员工才会获得更大的发展。中松义郎的目标一致理论讲的就是这一点,当一个人的目标与组织的目标越一致,这个人潜能发挥就越大,就越有发展!因此,高效团队的管理者,为了实现团队目标与组织目标的一致性,要通过计划管理引导成员达成目标。计划是对所有资源的控制。实际工作中我们发现很多人都善于向上级反映目标定得太高,根本无法完成,甚至抱怨不公平,其实目标这样定肯定有公司的意图,你的老大压下来也有他的难处,聪明的管理者,应该善于去向上级争取资源,争取目标完成的各类条件,如果你的目标和公司的目标一致,你有足够的能力完成公司期望的目标,你自然会成为优秀的职业经理人!所以把关注的焦点放在资源上而不是目标上,是成长性的双赢的做法。

那高效团队如何做好计划?下面来一个工具。

一份有效的计划包括了四个维度:一是明确任务,二是分配任务;三是获取资源,四是进度控制。确定任务建议使用WBS树形结构图,非常明晰的一个好工具、还有分配任务的方法我们会在《高效团队建设》的课程中重点讲解。获取资源,也有工具,建议采取计划进度表和人员安排表,将你在任务完成过程中所要用到的资源全部按照时间点组合起来,用表来总览资源,控制资源,按季、按月、按周、甚至按日跟进盘查,还有什么会逃出管理者的法眼?这是高效团队建设之目标确定篇,如何实现高效团队的组织功能,请看续(四)

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