不差钱

在一个大型国有企业的一次例行国资委上级审核中，发现了一笔付款没有找到对应的物料收货记录。审核组顺藤摸瓜，发现这样的付款每一个月都有，固定的一个款项，但没有收货。经过仔细调查才发现，三年来，这个供应商一直提供一个车型的工件机加工，每个月的量是固定的，把工件送到供应商那里，精磨加工后在运回仓库。由于没有在公司自己的生产线上有加工过程，在物料号管理上，物料部门并没有区分，所以供应商加工前后物料号用的是一个号，出库入库也比较方便，不用来料收货单了。只有前一个粗加工供应商的物料号，BOM表，及供应商资料。但半年前这种车型停产，通过这些文件将相应的BOM表和材料都做了结束处理。也通知前后两个粗、精加工供应商。物料号也从BOM表上删除了。但由于这项付款没有物料号，无法与BOM连在一起，是手工加进去的。BOM表上的付款项都删除了，但这个付款就一直延续下来，半年多，谁也没有注意，谁也没有发现。直到审计发现票帐不符，才发现这个问题。公司为此多付了九百多万人民币。开始，审计的第一反应是，公司内部有人把钱付给供应商，然后进行分赃，把这个做为一个大案子来追查。当事的一名公司负责人及采购经理都被“限制活动”了。进一步的调查才发现是工作中的疏忽造成的。当然这两种问题性质是截然不同的。公司上下，各级领导，从总经理到采购主管，到采购员，至会计，都是一身冷汗，多少天来惶惶不可终日。看到结果，审计小组只有苦笑一番：太不把国家的钱当回事了。

类似的事情还有，采购为同一个项目重复支付了两笔款，供应商来电提醒，财务回答说：“我们是系统支付，绝对不会出错”。

其实，不仅仅采购会犯这类错误。有个供应商一直在给客户发货，就是从来没有发票过来，也没有催款通知。大家也没有在意。后来会计在盘库存时，货和帐对不上。没有办法平账，才找出问题，告诉客户的销售人员，他还非常吃惊，号称绝对不会发生这种没头没脑的事。

由于原材料上涨，供应商提价是常有的事情。销售要求涨价55%，采购声称，不但不能涨，还要逐年下降。谈判和拉锯战不可避免。谈判非常艰苦，最终价格上升了34%，当时为了最后的33到35，还拉锯式的讨价还价了2天，谈完了，签下合同，可执行合同时，发货时带来的发票的价格还是原来的价钱。

以上在组织中发生的类似问题，不属于合同的欺诈风险，而应该归类于工作疏忽所造成的风险。东方航空公司曾经把头等舱的票价标为30元人民币，在网上促销。卓越，当当，淘宝网都干过乌龙价格。引起爆抢。

讨论：

1.        在企业中如何防止以上的错误发生。列出具体可行的手段和方法

2.        这种错误，是否可以事后纠正，并向供应商追究法律责任？

3.        买卖双方发现对方错误后，是否应该通对方，还是悄悄的便宜占了，不告诉对方？有什么问题吗？是法律上的麻烦？还是道德问题？

 

点评

现代的采购活动越快越离不开系统了，材料清单输入到系统，价格也输入到系统，订单也由系统发出，收货通过系统，付款也通过系统，在任何一个环节的输入错误，都可能产生案例中的后果，从而给企业带来巨大的经济损失。

在这个流程中第一个环节是物料编码，保证一物一码，不重编、不漏编，不仅入库物料和成品要做到，对于中间加工产品也要编码，在实际操作中，中间加工产品漏编的情况时有发生，原因是中间产品不需要完整的设计流程，从而遗漏了编码申请环节，或者操作者图省事不去申请。还有一个情况，操作者根本不知道中间产品也需要申请编码或干脆不知道有编码的概念。

企业的标准化工作和标准管理不仅仅是标准化专门部门的职责，而是全企业每个人都有相应的责任，特别是采购部门的标准化工作，编码系统是一个基础建设项目。应对采购人员做好培训、教育和加强管理，在许多企业，采购部还配备了相应的岗位。

买卖双方发现对方错误后，不应该悄悄的便宜占了而不告诉对方。在合同有效期限内，若进行追讨这笔款一定要偿还的，所以一般大公司在年底发现还有一些供应商的款项没有支付，会要求采购人员催促供应商开发票。商业诚信是一个原因，另一个原因是财务是以年度结算，如果此时财务将这笔款作为坏账处理掉，那么未来供应商追要贷款，就会冲抵成本，而使未来的利润下降，造成企业运营的风险。有些企业会向供应商发函，要求供应商限时将发票送（寄）来，使得公司及时付款，过时将不负责任。这种商函只是催促作用而已，因为一般没有办法证明对方已经收到通知。所以未来供应商向公司追回款项的权利还是存在的。无论合同的有效期如何约定，如果超过了有效期，供应商还是可以向客户主张没有收回来的货款。合同法有个原则叫全面履行原则，合同过了有效期，是指合同双方不再依据合同产生新的权利义务关系，但是合同有效期间产生的义务必须履行完毕。

在这个案例中，最常发生的错误情况显然是编码问题，价格错误可能是人为的输入错误，但有时候出现这种重复付款，及只发货不收款的差错，可能是ERP或类似管理软件的漏洞。采购人员在工作中，应加强检查，发出的订单过目审核一遍，以免出现一些无厘头的错误，金无足赤人无完人，系统也不是永远不犯错。培养采购人员的责任心是解决问题的重要一个环节。

这种错误，事后纠正的可能性要看证据和对方的实施情况，最为供应商，它可以认为是客户付了定金，客户超过了合同约定的期限不来提货，供货方可以解除合同，已经收取的定金不予退还，如果造成供货方损失的，还应当赔偿损失。合同过了有效期就是你不再按照合同的约定继续供货，但是合同有效期约定的客户提货义务应当履行，如果没有履行，客户应当承担责任。但供应商若要使上面的条件成立，也要拿出相应的证据，所以总体来说以协商解决为第一选择，供应商追究法律责任是在协商失败的情况之后的下下策。当然，我们也要调查清楚，是供应商的疏忽收款，还是知情不报，这对于今后与之是否与之还进行生意往来，是至关重要的。“不同不讲道德的企业和个人做生意”是许多企业和组织的商业底线。