户口太多

采购员向供应商下了一个紧急订单，需要一批金属垫片，生产非常着急，天天催，供应商也被催的无奈，我们不是刚交了一大批货吗？采购说上一次的规格型号都不一样，生产和设计的工程师说不一样，用于不同的产品。供应商拿着图纸赶到公司，说除了产品编号不一样，实际上是一个东西，我们加工也没有任何区别。一样不一样，我们比你们清楚多了，而且这产品本身就是一个标准件，只是为你们公司楞贴上了不同的标签和条形码。供应商声称贵公司这样的产品起码有十几种都是这种情况，而这个金属垫片，公司就有三种型号。工程师拿回去分析，确实一样。只因为设计来自不同的项目，而客户对每一个零件的名称定义不同，编码规则不同，公司是根据产品类型进行编号，所以出现这类问题。

采购员发现，这个事件并不孤立，和工程师一起又分析了其它几个产品，发现问题挺多的。于是他们将这个情况上报给公司领导，公司领导也非常重视，责成正在推动六西格玛项目的质量部实施，质量部立项组成了由采购、技术、生产及供应商参与的跨职能六西格玛小组，起名为“查户口”。经过半年的工作，找出了二百多个零件进行了合并，项目结论说，“查户口”可以为公司在未来五年中节约成本及相应的管理费用近三百万元。

在项目完成的总结会上，有人质疑，虽然目前问题是解决了，但问题的根源并没有消除，编码规则并没有改变，今后这类情况还会频繁的发生，层出不穷，过几年再做一个六西格玛项目进行合并？但项目组长辩解道，产品的编码规则的改变太难了，几乎不可能。而且公司的标准化是由技术部门归口管理，设计人员申请产品编码时，不可能去和别的产品进行协调沟通，问一问是否有重复的，设计完了也记不住呀。而且编码跨产品使用，这样做也使编码规则乱了套，总结会没有得出结论。

看起来这个项目并没有彻底解决问题。这也似乎超出了采购和供应商管理的范畴了，质量部也显得力不从心。每一个人只有一个身份证，一个户口。而产品编码管理比派出所的户口管理还难，一个产品多个户口的现象是否能杜绝呢？

讨论：

1.        造成一物多码的原因有哪些？对于解决方案有什么建议？

2.        这是标准化的问题吗？企业的标准化建设包括哪些内容？

3.        质量和采购在产品编码管理中能发挥哪些作用？

点评：

一物多码及编码混乱是一个普遍的现象，在许多企业都能找到类似的问题，但像案例中所述，对此重视的企业并不多见，重视是解决问题的起点，但这个问题的彻底解决并非易事。

一是，与编码的制定规则有关，有些企业编码是流水号，那么看到编码，没有人能知道这是什么物品。这种情况下要达到一物一吗，困难非常大。

第二种情况，编码是以产品为导向，该产品下所有的物料都以这个产品号前缀，这样就造成在这个案例中的情况，不相同的产品用同样物料，却有不同的编号。

系统的描述不清，在申请物料编号是由于名称的叫法不同而造成的一物多码也有常见，例如，探头，探针，传感器，可能描述的是同一件物料，密封件和垫片橡胶垫圈也可能描述的是一件物体。

归类不同而造成的重码也有发生，LED灯可能被归入了光学器件，还可能被归入了电子元器件。等等。

申请编码的员工没有详细寻找过去的器件，或者没有发现，而申请新编码。

现在很大的一个问题就是，别人的标准是别人的标准，我偏不用，我就是要有自己的标准。到头来还是个性化十足，而这种个性化最终体现为成本的增加和流通、使用的不便。

能够提供的建议是，在企业宣传标准化的重要性，通过培训，教育提升标准化的意识。并且加强标准化的体系建设，必要时设立标准化部门，或标准化的专员。

对于质量部门来说，重要的工作是建立编码标准化的流程，在流程中控制并减少一物多码的产生。保障流程的执行，并能对流程执行的绩效进行考核，而对于标准化有贡献的组织和个人予以表彰。采购在标准化工作中所能起的作用更为广阔，标准化应是采购的一项重要职责，标准化活动是降低采购成本的最重要手段之一，因而，采购绩效中标准化的考核是一个重要指标之一，采购物料的标准化率是通过采购来实现的，采购在新物料申请时的审核是一物多码的最后一道关口。许多企业在采购部门设立了一个岗位，称为采购技术信息工程师，其任务之一就是审核物料的编码，防止一物多码。

今天，“标准化”无所不在，标准化活动由企业行为步入国家管理，进而成为全球的事业，活动范围从机电行业扩展到各行各业，并进而扩散到全球经济的各个领域。由保障互换性的手段，发展成为保障合理配置资源、降低贸易壁垒和提高生产力的重要手段。1946年国际标准化组织正式成立，现在，世界上已有100多个国家成立了自已国家的标准化组织。世界各国都把“标准化”工作置于极其重要的地位。而各国企业都把推行国际标准化工作当成提高自身核心竞争力和融入世界的重要措施。当我们受惠于“标准化”所带来的巨大好处时，有必要对“标准化”思想的源起进行回顾，才能使我们对这种革命性的思想有一个更深刻的理解。
　　“标准化”思想也许最早并非埃利·惠特尼提出，在人类社会发展的长河中，可能已有过星星点点的思想启蒙，但真正意义上的大规模生产体制却是在埃利·惠特尼的时代才有了实践。当时的欧洲，制造复杂机械(例如枪或钟)得靠高手艺的工匠。造枪或制钟工匠都按照古老的办法，一件件设计、制造并组装起来，所做成的枪、钟都是精致的手工艺品，带着鲜明的个人色彩。这些东西一朝坏了，还得要交还它的制造者或找其他工匠来修补组装。而美国那时才刚建国不久，缺乏手艺技术传统，促使美国人进行改革。埃利·惠特尼的“划一制”把诸如枪或其它复杂机械的生产分成许多部件来做，由工人(此辈不必有制造整件机械的技艺)分别大量生产。其结果是：无数复制成品简直一模一样，任取一件装起来都合用；如果一件坏了，另拿一件替换就是，不需另作加工处理。这样一种既浅近又带革命性的概念(它是人类历史上省工最大的发明)，由惠特尼所倡导的“划一制”，也被称为“通用制”或“惠特尼体制”，就是我们今天“标准化”思想的直接源起。其后经过泰勒、福特等众多杰出人物的发展，“标准化”思想体系日趋成熟。

国家标准中对标准化的定义是：“在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。”标准化的基本原理通常是指统一原理、简化原理、协调原理和最优化原理。统一原理就是为了保证事物发展所必须的秩序和效率，对事物的形成、功能或其他特性，确定适合于一定时期和一定条件的一致规范，并是这种一致规范与被取代的对象在功能上达到等效。标准化不是一个新的概念；它已经成为许多公司成功的关键因素。比如，麦当劳希望无论它的餐厅在美国爱达荷州还是在法国的巴黎，或是中国的广州都可以提供给顾客统一质量的产品和服务。这就要求标准化的过程和相同的质量要素。采购行业也不例外，采购的标准化应该从以下五个方面去理解：

一、 作业流程标准化

许多企业都在推行，特别是生产线上，标准作业程序（Standard Operating Procedure，简称SOP）。SOP是一种标准的作业程序。所谓标准，在这里有最优化的概念，即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP，而一定是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。说得更通俗一些，所谓的标准，就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化，细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。

例如，丰田由于拥有一个可靠的标准化流程，因此在丰田的车体工程师根据取自黏土模型的电子化车体表面数据开始工作时，生产工程部门便可以开始进行详细的流程设计。模具和夹具设计以及加工/压料面开发团队也同时开始初步的工作。不同的生产工程部门随着零件设计的进展同步开展其工作，最大化地利用部分设计信息，以创建一个同步的进程。利用一个只在稳定的部件设计环境里才能运用的标准化流程，生产工程部门通过并行和同步工程，能够创建高效的过程流，同时消除下游返工造成的浪费。

二、 采用标准化术语

在组织中，如果各种名称不用标准化语言，会产生很大麻烦。例如，公司有一个物料叫1415—6725，任何一个人看到这个物料号就能知道它是什么，比如第一位是材质，1为钢材，2为塑料…… 第二位制造模式，1为铸造，2为冲压……，第三位表示又代表什么含义等等，看到物料号就知道什么物品，而每一个物料也都有唯一的代号等等，这都是标准化的内容。再例如，公司里所有的物料，从供应商的来料到出库成品，都要有条形码标识。供应商的来料要以公司的物料号和条形码标识，便于管理。任何一个领域都有必要达到的统一的标准要求。如信息工作标准化，其目的是使文献工作走向标准化、系列化和通用化，达到信息交流和资源共享。

三、 尽量采用标准化产品

许多公司的产品喜欢突显个性，或专门为自己订制产品，以满足不同客户群体的不同要求。早年的福特汽车创始人福特提出一种口号：“无论你喜欢什么车，我只给你一个型号，那就是T型车；无论你喜欢什么颜色，我只给你一种选择，那就是黑色”。福特的标准化观点把汽车的成本降到500美元以下。但那个时代已经一去不复返了，苹果的iphone再次用一款手机黑白两个颜色统治了所有的苹果用户。我们需要在个性化和标准化之间作出平衡，其实大多数情况下，采用标准化并不影响个性化的施展，如标准化的产品，采购可以为产品节约大量的成本，为什么不同的部位不采用相同的螺丝呢？为什么不同的机型不可以采用相同的大梁呢？为什么要自己设计，而不用现存的标准化产品呢？可以看到的一个例子是，各种厂家的手机电池，相同厂家的不同型号的手机电池，几乎无法互换，这不可能是客户喜欢的个性化化设计，而是一种巨大的浪费，无论是对于消费者还是制造厂本身。

四、 产品生产要有标准

这是我国《标准化法》中的法律要求，产品生产必须要有标准，有国家标准的要采用国家标准，有国际标准的要采用国际标准，没有国家标准和国际标准的要制定企业标准，没有标准的产品投产是违法，但现在市场上还是有许多的产品仍是在无标生产，例如馒头的生产销售，《小麦粉馒头》国家标准主要对小麦粉馒头的原料、理化指标、卫生指标、生产加工过程、贮存等方面进行了规范。馒头生产也有国家标准，听起来似乎有些荒谬，但是其目的却是为了规范生产，保护消费者健康。

采购要充分了解标准化的含义和要求，并严格执行于采购活动中，为企业获得最佳经济效益和更大的社会效益。

五、 计量的标准化

在来料检验，过程检验，还是最终检验，都需要有计量的仪器，要做到保障利用科学的手段实现测量统一和准确；用技术的手法实现单位统一；利用管理手段和测量设备的传递，实现测量的一致性和正确的操作。对标准量具和测试仪器的控制是计量的标准化的重要内容。

六、向市场推广企业的标准

标准化的另一个层面是制定和推广标准，许多公司投入了大量的资源在制定标准上，制定了标准便把握了产品及市场，可以将自己的方案、规范变成市场必须遵守的标准。成为市场游戏规则的制定者，牢牢掌握产品的主动权。如果我们还不能制定市场标准，至少采购方要向供应商推行自己企业的标准。

标准化的作用主要是把企业内的成员所积累的技术、经验，通过文件的方式来加以保存，而不会因为人员的流动，整个技术、经验跟着流失。这样就做到个人知道多少，组织就知道多少，也就是将个人的经验（财富）转化为企业的财富。更因为有了标准化，每一项工作即使换了不同的人来操作，也不会因为不同的人，在效率与品质上出现太大的差异。如果没有标准化，老员工离职时，他将所有曾经发生过问题的对应方法、作业技巧等宝贵经验装在脑子里带走后，新员工可能重复发生以前的问题，即便在交接时有了传授，但凭记忆很难完全记住。没有标准化，不同的师傅将带出不同的徒弟，其工作结果的一致性可想而知。